Một số nhà tài trợ kế hoạch ngày càng tăng nhận ra rằng không một ai có thể có được tất cả các chuyên gia pháp lý và đầu tư để quản lý sự phức tạp của kế hoạch 401 (k) của chính mình, là lý do tại sao nhiều người chuyển sang các uỷ ban đầu tư để được giúp đỡ. Đưa ra một nhóm người có trình độ và hiểu biết để giám sát các chức năng đầu tư của một kế hoạch là một chiến lược đúng đắn, tuy nhiên nếu không thực hiện tốt các biện pháp tốt nhất, nó có thể không làm nhiều để củng cố các trách nhiệm ủy thác của nhà tài trợ kế hoạch.

Mục đích chính của một ủy ban đầu tư là cung cấp bằng chứng cho thấy kế hoạch này đang được quản lý theo các tiêu chuẩn cao về hành vi theo yêu cầu của Đạo luật Bảo vệ Lợi tức Hưu trí của Người lao động ( ERISA). ERISA cung cấp hướng dẫn rất ít cho các nhà tài trợ kế hoạch trong việc thiết lập các thủ tục và thực tiễn để thực hiện trách nhiệm của họ. Nói chung, các nhà tài trợ thường phải lên kế hoạch để giải thích các quy tắc và áp dụng bất cứ kỹ năng và nguồn lực nào mà họ có để đảm bảo kế hoạch của họ tuân thủ đầy đủ. Nhiều nhà tài trợ kế hoạch đã thành lập các ủy ban đầu tư để cung cấp giám sát đầu tư và chia sẻ trong các trách nhiệm uỷ thác của quản lý kế hoạch của họ. Sự tồn tại của một ủy ban đầu tư chứng tỏ cam kết thực hiện các thủ tục chính thức và thông lệ để đảm bảo tuân thủ chặt chẽ với ERISA. Theo những thực tiễn tốt nhất có thể đảm bảo yêu cầu về trách nhiệm giải trình, tính khách quan và sự cẩn trọng của ERISA trong việc quản lý các tài sản của kế hoạch được đáp ứng.

Tạo thành phần tối ưu

Sự tham gia vào ủy ban đầu tư phải là tự nguyện, nhưng phải đại diện cho các lợi ích khác nhau liên quan. Bất cứ ai phục vụ trong một năng lực ủy thác với kế hoạch nên được bao gồm. Quản lý cấp cao nên được đại diện bởi Chief Financial Officer (CFO) hoặc Chief Operating Officer (COO). Cố vấn pháp lý của công ty cũng nên có mặt tại các cuộc họp. Đây là những thành viên thường trực duy nhất của ủy ban có quyền biểu quyết. Những người tham gia khác có thể bao gồm một đại diện của nhóm nhân viên cũng như đại diện của các nhà cung cấp dịch vụ của kế hoạch, chẳng hạn như người được ủy thác, quản trị viên và cố vấn đầu tư của kế hoạch. Các thành viên này có thể không có quyền biểu quyết, và các thành viên của họ có thể bị hạn chế với các điều khoản ba hoặc bốn năm. Hàng năm, các thành viên nên chọn một chủ tịch và thư ký có trách nhiệm ghi lại tất cả các cuộc thảo luận và quyết định trong các cuộc họp của ủy ban.

Tạo một Hiến chương Viết tay

Một văn bản điều lệ chính thức hoá cấu trúc của ủy ban và thiết lập những kỳ vọng về những gì nó đạt được.Ngoài việc xác định mục đích và trách nhiệm của các thành viên ủy ban, nó còn nêu chi tiết các quá trình tiến hành đánh giá kế hoạch và đưa ra các quyết định. Điều lệ nên đi sâu vào chi tiết về cách các thành viên được lựa chọn hoặc loại bỏ, thời gian và cách thức tổ chức cuộc họp, cách tư vấn đầu tư và các nhà cung cấp bên thứ ba được lựa chọn, và ai có thể hành động như một đại lý được uỷ quyền để thực hiện chỉ thị của ủy ban.

Tạo một Tuyên bố Chính sách Đầu tư

Có một tuyên bố về chính sách đầu tư chính thức (IPS) đảm bảo tính nhất quán trong cách quản lý kế hoạch đầu tư. Mặc dù không có yêu cầu của ERISA đối với IPS, nhưng có một vị trí là minh chứng thêm về cam kết thực hiện các tiêu chuẩn ủy thác. IPS không cần dài hoặc chi tiết. Mục đích của nó là hành động như một hướng dẫn để đưa ra những quyết định đúng đắn phù hợp với triết lý đầu tư của kế hoạch. IPS cũng là tài liệu hướng dẫn cho cố vấn đầu tư của kế hoạch, có hiệu suất được xem xét theo hướng dẫn của nó. IPS cần được xem xét lại tại mỗi cuộc họp để thảo luận và ra quyết định.

Tài liệu Mọi thứ

Nếu mục đích chính của ủy ban đầu tư là cung cấp bằng chứng tuân thủ các quy trình và thực tiễn thận trọng trong việc ra quyết định đầu tư thì nhiệm vụ quan trọng nhất của ủy ban là phải ghi rõ tất cả mọi thứ, tham dự, thảo luận, quyết định và chi tiết về cách thức ra quyết định. Hồ sơ phải được lưu hành tới tất cả các thành viên của ủy ban để xác minh tính chính xác và sự xác nhận của họ. Nó cũng phải được cung cấp cho bất cứ ai có trách nhiệm giám sát và nộp cho các tài liệu kiểm toán ủy thác khác.