Nếu bạn là một doanh nhân, bắt đầu kinh doanh nhỏ hoặc mở rộng kinh doanh hiện tại, một trong những ưu tiên hàng đầu và quan trọng nhất là lưu giữ hồ sơ đầy đủ. Các hồ sơ này thường là cơ sở cho sự thành công của công ty bạn, cho phép bạn đánh giá mức lợi nhuận và hiệu quả tổng thể và khả năng sinh lời của công ty bạn cùng với việc giúp bạn bảo đảm rằng doanh nghiệp của bạn tuân thủ tất cả các quy tắc về thuế vụ của Cục thuế (Internal Revenue Service - IRS). IRS không yêu cầu doanh nghiệp phải lưu giữ và tạo hồ sơ điện tử; tuy nhiên, hồ sơ thủ công, thậm chí với các sổ ghi sổ kế toán đã được làm sẵn như sổ cái, có thể trở nên khó quản lý, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn là một hoạt động lớn hơn.

Điều quan trọng là bạn phải giữ các tệp tin khách hàng, dù là giấy, điện tử hay cả hai. Giữ bản ghi công việc bạn đã làm hoặc các sản phẩm bạn cung cấp cho khách hàng, cùng với thỏa thuận kinh doanh, rất quan trọng trong trường hợp bất kỳ khía cạnh nào của thông tin này được đặt câu hỏi vào một thời điểm sau. Doanh nghiệp của bạn cũng phải lưu giữ hồ sơ hợp đồng. Hợp đồng phải được ký kết mỗi lần một dịch vụ được cung cấp hoặc một sản phẩm được bán. Khi kinh doanh với một công ty lớn hơn, có thể sẽ có một hợp đồng đã được thiết lập trước để công ty của bạn ký. Giữ bản sao của hợp đồng này trong hồ sơ khách hàng của bạn cho công ty này.

Có nhiều lựa chọn phần mềm lưu trữ hồ sơ sẵn có cho doanh nghiệp của bạn. Ba tùy chọn được liệt kê dưới đây nằm trong số những người được đánh giá cao nhất và phổ biến nhất, và tất cả đều hướng đến những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.

Intuit QuickBooks Online

Intuit QuickBooks Online được đánh giá là một trong những chương trình phần mềm kế toán và lưu trữ hồ sơ tốt nhất có sẵn. Phần mềm này cho phép bạn nhập dữ liệu, và nó tự động thực hiện các nhiệm vụ kế toán. Chương trình cũng cho phép bạn tích hợp các giải pháp kinh doanh bạn có thể đang sử dụng, bao gồm bảng tính Microsoft Excel. Trong số những thứ khác, với QuickBooks, bạn có thể theo dõi các chi phí và giao dịch hàng ngày, thanh toán hóa đơn và nhân viên, gửi hoá đơn và đồng bộ dữ liệu trên tất cả các tài khoản tài chính. Phần mềm này có thể cung cấp các tính năng cơ bản nhất hoặc được tùy chỉnh với các chức năng tiên tiến để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Nó hoàn toàn dựa trên đám mây để bạn có quyền truy cập vào phần mềm và tất cả dữ liệu từ bất kỳ thiết bị kết nối Internet nào.

QuickBooks cung cấp một số kế hoạch giá tốt nhất trong tất cả các tùy chọn phần mềm lưu giữ hồ sơ có sẵn. Kế hoạch ít tốn kém nhất được giới hạn ở một người dùng nhưng chi phí chỉ dưới 10 đô la một tháng. Kế hoạch này bao gồm tất cả các tính năng đã đề cập ở trên cùng với khả năng tải xuống các giao dịch thẻ tín dụng và ngân hàng và tự động sao lưu dữ liệu và chuẩn bị và đóng thuế hàng quý và cuối năm.

Wave Accounting

Một trong những phẩm chất hấp dẫn nhất của Wave Accounting là nó hoàn toàn miễn phí. Wave Accounting cũng sử dụng điện toán đám mây, vì vậy nó phù hợp với doanh nghiệp của bạn nếu bạn liên tục di chuyển và cần quyền truy cập vào dữ liệu từ bất kỳ vị trí nào. Phần mềm này không có tất cả các tính năng giống như chương trình trả phí, nhưng nó cung cấp tùy chọn cho biên chế và dịch vụ khách hàng với một khoản phí bổ sung, mà phụ thuộc vào những gì và bao nhiêu tính năng bổ sung mà bạn thêm. Wave Accounting có các khả năng chính về theo dõi chi phí, tạo báo cáo tài chính và gửi hóa đơn. Cuối cùng, phần mềm này phù hợp nhất cho việc khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp vẫn còn nhỏ, chủ yếu là những người có từ 10 nhân viên trở xuống. Nó là tuyệt vời cho lao động tự do và doanh nhân.

Nhân viên kế toán 2015

Nhân viên làm Bookkeeper 2015 là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp nhỏ của bạn nếu bạn cần một chương trình dễ dàng thiết lập nhanh chóng và cho phép bạn dễ dàng quản lý hồ sơ. Phần mềm này cho phép bạn tạo séc và thanh toán hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách hàng, theo dõi doanh thu và tất cả các chi phí. Trong số nhiều tính năng khác, Bookkeeper còn cho phép bạn xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng và tự động chuẩn bị thuế sử dụng tất cả dữ liệu nhập vào cần thiết. Các tính năng mới được thêm vào phiên bản năm 2015 của phần mềm cung cấp cho bạn hỗ trợ xử lý tài sản và phương pháp khấu hao nhiều lần. Giá cho phần mềm toàn diện này chỉ dưới 40 đô la tính đến tháng 12 năm 2015.