Quy hoạch nguồn lực doanh nghiệp đã trở thành một thuật ngữ miêu tả một lớp các giải pháp phần mềm giúp một công ty kéo tất cả các cơ sở dữ liệu của họ lên một nền tảng. Điều này cho phép quản lý thông tin thời gian thực về mọi thứ từ cấp độ khoảng không quảng cáo đến doanh số bán hàng đến lỗi sản phẩm và lợi nhuận. Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu sâu hơn về các hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp và những gì cần thiết để có được một kế hoạch.

Lợi ích

Một hệ thống quy hoạch nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng hợp lý có nhiều lợi ích. Giải pháp phần mềm duy nhất để thay thế các hệ thống cũ kỹ và tự động hóa công việc duy trì cơ sở dữ liệu và các chức năng khác như lập hoá đơn, thanh toán và như vậy. Một hệ thống ERP cũng có thể tăng khả năng của công ty để đáp ứng sự tuân thủ, kiểm soát chất lượng và báo cáo quy định vì dữ liệu thời gian thực cho phép cập nhật kiểm tra bất cứ lúc nào. Điều đó nói rằng, những lợi ích này có thể đến từ việc đơn giản là nhận được các giải pháp phần mềm tốt hơn cho các chức năng cụ thể như thanh toán. Lợi ích thực sự của một hệ thống ERP có trong các hình thức phân tích kinh doanh.

Toàn bộ kinh doanh từ phát triển sản phẩm đến sản xuất đến bán hàng chăm sóc khách hàng đều chia sẻ cùng một nền tảng và cơ sở dữ liệu tạo ra sự đa dạng của các phân tích kinh doanh. Dữ liệu này có thể được sử dụng để thúc đẩy các sản phẩm và dịch vụ, so sánh hiệu suất trong và giữa các phòng ban tại bất kỳ thời điểm nào và tạo ra dự báo tổng thể tốt hơn. Dự báo chính xác hơn cho phép tinh giản việc mua sắm và kiểm kê và cho phép tiếp cận toàn diện với chu trình sản xuất bằng cách đưa doanh số bán hàng vào hệ thống để đảm bảo rằng tất cả các đơn đặt hàng đều có thể được làm đầy nhanh nhất có thể và sản xuất đáp ứng nhu cầu khác nhau theo thị trường, mùa, v.v. Một sự báo trước lớn về "tương lai bây giờ là nói" là nó phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống đang được tận dụng triệt để bởi tất cả các cấp của một tổ chức.

Những thách thức

Thách thức đầu tiên mà hầu hết các doanh nghiệp phải đối mặt là chi phí mua sắm và sau đó thực hiện một hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Một số ERP được cấp phép và thậm chí những sản phẩm có giá cả phải trả có những module khác nhau (môđun tài chính, môđun quan hệ khách hàng, môđun quản lý hồ sơ, vv) có thể nhanh chóng tăng giá để có được giải pháp hoàn chỉnh. Tùy thuộc vào sự phức tạp của cơ sở dữ liệu đang được hợp nhất và phần mềm được thay thế, tuy nhiên, chi phí của một nhóm CNTT bên thứ ba để xử lý việc triển khai có thể vượt quá chi phí mua ban đầu.

Thách thức lớn khác là ảnh hưởng của một hệ thống ERP đối với văn hoá tổ chức. Bản thân việc nhận con nuôi có thể trở nên tồi tệ khi mọi người sử dụng các tệp tin trong các thư mục chia sẻ bây giờ phải tìm hiểu nguyên tắc phân loại và nguyên tắc gắn thẻ meta.Những ưu điểm của việc làm thêm đó chỉ rõ ràng sau khi nhập nhiều dữ liệu vào các tệp cũ. Nhân viên cũng có khuynh hướng lo lắng về ý tưởng rằng các nhà quản lý giờ đây có thể giám sát mọi khía cạnh của một doanh nghiệp vì họ thường cảm thấy bị giám sát hoặc chịu trách nhiệm về các chỉ số hoạt động mà họ thực sự không thể kiểm soát. Sự thoải mái của nhân viên làm việc với hệ thống là rất quan trọng vì những hiểu biết phân tích chỉ tốt như dữ liệu.

Một câu chuyện về hai cách tiếp cận

Có hai cách tiếp cận cơ bản được sử dụng để đưa hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp lên mạng. Cả hai đều chia sẻ một khoảng thời gian chuẩn bị khá dài, trong đó tất cả các cơ sở dữ liệu hiện tại được phân tích và phân loại và giải pháp ERP được chọn. Trong giai đoạn này, các nhân viên sử dụng hệ thống phải tham gia và có thể cung cấp thông tin đầu vào về cách họ làm việc hiện tại và cách tiếp cận có thể được điều chỉnh cho hệ thống mới.

Phương pháp tiếp cận thứ nhất là giai đoạn. Tiến hành từng bước trong một hệ thống ERP bao gồm việc đưa từng ngành nghề vào hệ thống một lần và sử dụng các phương pháp tốt nhất được học trong từng giai đoạn để cải thiện giai đoạn tiếp theo. Ưu điểm là bạn phải học khi mắc phải các lỗi không quan trọng. Bất lợi là tổ chức của bạn đang lưu thông trong một thời gian dài với các phòng ban khác nhau chạy các hệ thống khác nhau và / hoặc các hệ thống song song …

Cách tiếp cận khác là chạy ERP và các hệ thống hiện tại song song trong một khoảng thời gian nhất định trước khi lật qua ngày khi ERP sẽ trở thành hệ thống duy nhất. Điều này cho phép tất cả mọi người trải nghiệm "tất cả trong" trong đó để gỡ lỗi và tùy chỉnh và sau đó cam kết họ sẽ tiếp tục. Những bất lợi lớn là nó có hiệu quả gấp đôi khối lượng công việc cho toàn bộ doanh nghiệp trong một thời gian ngắn và có thể sẽ cản trở hiệu suất trong ngắn hạn.

Lựa chọn giữa các cách tiếp cận này đi kèm với nhu cầu của công ty đưa ra giải pháp. Nếu bạn cần nó nhanh chóng và sẵn sàng để có đau ngắn hạn, sau đó lật qua sẽ làm việc. Nếu bạn muốn làm nhẹ bớt công việc kinh doanh và nhân viên của mình và sẵn sàng dành thời gian và tiền bạc thì giai đoạn này có thể là cách tiếp cận tốt hơn.

Dòng dưới cùng

Một hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp là một giải pháp có thể mở rộng, nghĩa là nó phát triển với tổ chức. Một công ty cần phải có một kích thước nhất định với nhiều vị trí hoặc hoạt động ngoài trang web để điều phối chỉ để biện minh cho các chi phí của việc triển khai ERP. Các doanh nghiệp nhỏ và các công ty cỡ trung bình sẽ không truy cập vào tất cả các chức năng của một hệ thống ERP và - trừ khi có một nhu cầu hết sức cần thiết cho giải pháp toàn diện - có khả năng tìm ra một giải pháp phần mềm cho mỗi chức năng kinh doanh mà có thể xuất thông tin vào cơ sở dữ liệu trung tâm.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn hơn thì sự giàu có của phân tích kinh doanh và báo cáo thời gian thực có thể có giá trị hơn rất nhiều so với chi phí và sự đau đớn khi chuyển sang hệ thống ERP. Nếu quá trình triển khai được thực hiện tốt và nhân viên mua hàng cao, một hệ thống ERP có thể khai thác dữ liệu cần thiết cho việc kiểm soát chất lượng tổng thể và các phong cách quản lý hiệu quả khác.Một hệ thống ERP sẽ không chuyển đổi quản lý kém thành quản lý tốt, nhưng phân tích kinh doanh thời gian thực có thể giúp quản lý tốt hơn nữa.