Tất cả các công ty đều dễ bị gian lận, nhưng các doanh nghiệp nhỏ đặc biệt dễ bị tổn thương bởi vì việc ra quyết định và các trách nhiệm khác thường tập trung ở một số vị trí chủ chốt. Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét các rủi ro gian lận mà một doanh nghiệp nhỏ thường phải đối mặt và làm thế nào để tránh (hoặc ít nhất là giảm bớt).

Gian lận nội bộ và Gian lận bên ngoài
Sự gian lận đối với bất kỳ doanh nghiệp nào có thể được chia thành hai loại, bên trong và bên ngoài. Gian lận nội bộ thường là gian lận của nhân viên hoặc đối tác. Điều này bao gồm lướt, chuyển hướng và chiếm dụng quỹ, và trộm cắp ngay. Gian lận nội bộ có thể là một nhân viên xấu hoặc âm mưu của nhiều người.
Gian lận bên ngoài là gian lận liên quan đến ít nhất một bên ngoài và thường bao gồm và yếu tố bên trong. Gian lận bên ngoài có thể phức tạp như những kẻ bán hàng đồng lõa khi sáp nhập doanh nghiệp và cung cấp cho nhân viên xử lý các khoản tiền lại tài khoản để giữ im lặng hoặc đơn giản như khách hàng đi kiểm tra hay sử dụng thẻ tín dụng bị đánh cắp. Không có gì có thể loại bỏ tất cả các nguy cơ gian lận từ một doanh nghiệp nhỏ, nhưng có một số bước có thể được thực hiện để hạn chế tiếp xúc.

Các nhân viên của các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là bây giờ khi Internet đã trang bị vũ khí cho những người có công cụ để biến hồ sơ sơ bộ cơ bản nhất thành một nghiên cứu điển hình về việc làm thế nào để thúc đẩy sự thành công của người lao động vào mô hình công việc xứng đáng cho tiến sĩ.

Mặc dù có thể thừa nhận rằng những tài liệu tham khảo cũng không ích gì trong việc đánh giá nhân cách của nhân viên, nhưng thời gian của bạn thật sự cần phải quay số và có cuộc trò chuyện. Mặc dù họ có thể không hoàn toàn sắp tới, bạn có thể nói rất nhiều bởi những gì họ làm (và không nói). Họ đã biết người nộp đơn bao lâu? Người nộp đơn cần học bao nhiêu để học một nhiệm vụ mới? Đây không phải là những câu hỏi rực rỡ, họ chỉ cần kéo dài một cuộc đối thoại đủ lâu cho bất kỳ lá cờ đỏ nào tự nhiên xuất hiện.

Trách nhiệm nhiều hơn của một nhân viên trong kinh doanh, cần phải có sự nghiên cứu cẩn thận hơn. Nếu bạn đang thuê một người nào đó sẽ làm sách và xử lý khoản tiền gửi, hãy kiểm tra lại hoàn toàn.

Phân chia và Xác minh

Cho dù đó là biên lai hoặc số quý, không nhân viên duy nhất nào nên có thẩm quyền quá nhiều. Lý tưởng nhất là người nhận tiền không phải là người trả tiền cho họ và làm cho tiền gửi ngân hàng, nhưng thực tế là một doanh nghiệp nhỏ thường đòi hỏi tăng gấp đôi vai trò.

Nếu bạn không thể tách các chức năng và xây dựng quá trình giám sát, hãy thiết lập kiểm toán nội bộ thường xuyên với nhau hoặc thậm chí với một kế toán công cộng bên ngoài (CPA). Biết rằng kiểm toán sẽ diễn ra chắc chắn sẽ làm nản lòng hầu hết mọi người khỏi mạo hiểm và sẽ phát hiện ra hành vi gian lận trước khi nó trở nên đặc hữu.Cho đến khi bạn có đủ nhân viên để chia ra hoặc vốn để thanh toán cho kiểm toán bên ngoài thường xuyên, bạn sẽ cần phải xác minh cá nhân hóa đơn, tiền gửi và các khoản tài chính quan trọng khác. Thiết lập các ranh giới rõ ràng

Viết ra một quy tắc đạo đức có thể khó cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, những người muốn tin rằng có những giá trị chia sẻ không cần phải ghi lại như quy tắc lớp học của lớp ba. Tuy nhiên, viết ra và có tất cả mọi người đồng ý với các quy tắc cùng một nền tảng là cần thiết trong hai cách quan trọng. Một, nó đặt kỳ vọng rõ ràng. Chẳng hạn, bạn có cân nhắc đến việc đưa các căn nhà của người bản xứ về việc sa thải không? Là padding báo cáo mileage chấp nhận được với một phạm vi nhất định? Không có câu trả lời đúng hay sai, nhưng viết nó bảo vệ bạn khỏi hiểu lầm và bảo vệ nhân viên của bạn không nói một điều và bắt buộc người khác. Chức năng thứ hai của việc có một quy tắc đạo đức là củng cố trường hợp tòa án của bạn nếu bạn phải có hành động pháp lý.

Một khi bạn đã có bộ quy tắc đạo đức, điều quan trọng là bạn thực thi chúng và có các thủ tục để tuân theo khi các quy tắc rõ ràng bị phá vỡ. Bước đầu tiên để thực hiện bất kỳ hành vi vi phạm nào là phải ghi rõ điều đó và, nếu nghiêm trọng, hãy liên hệ với luật sư để hướng dẫn bạn các bước đi phù hợp. Nếu bạn không cảm thấy đó là lãnh thổ sa thải, hãy ghi lại tài liệu đó và lưu lại một luật sư nào đó. Khi dễ bị tổn thương vì các doanh nghiệp nhỏ là gian lận, họ thậm chí còn dễ bị phản bội hơn. Điều cuối cùng bạn muốn làm là chủ sở hữu là kéo một nhân viên vào văn phòng của bạn và bắt đầu la hét về việc họ đã phản bội sự tin tưởng của bạn như thế nào.

Dòng dưới cùng Việc điều hành một doanh nghiệp nhỏ là đủ cứng mà không phải lo lắng về việc mọi người cố gắng cướp bạn mù. May thay, bạn không phải từ bỏ tất cả lòng tin vào nhân loại - bạn chỉ cần thực hiện một số bước để giảm bớt sự phơi nhiễm của bạn. Đưa bài tập về nhà khi thuê, chia rẽ trách nhiệm quan trọng và thiết lập sự giám sát, và đặt kỳ vọng rõ ràng về điều gì sẽ và sẽ không được dung thứ. Bạn sẽ không loại trừ tất cả các rủi ro, nhưng bạn sẽ phải chịu đựng các biện pháp ngăn chặn nghiêm trọng và thiết lập cơ sở cho việc sử dụng hợp pháp của bạn nếu bạn rơi vào nạn nhân.