a:

Sổ cái chung đóng vai trò là một bản ghi của tất cả các tài khoản và các giao dịch của chúng. Cân bằng sổ cái bao gồm việc trừ đi tổng số nợ từ tổng số tín dụng. Để tính các khoản tín dụng và ghi nợ một cách chính xác, trước hết phải hiểu một vài quy tắc.

Trước hết, các khoản ghi nợ cuối cùng phải bằng các khoản tín dụng. Mặc dù điều này có thể gây nhầm lẫn ở lần đầu tiên, và có thể chỉ cần sử dụng các số tích cực và âm để giải quyết các giao dịch, nhưng mối quan hệ giữa ghi nợ và tín dụng diễn tả chính xác hơn những gì xảy ra trong kinh doanh.

Thứ hai, ghi nợ tăng tài sản, chi phí và cổ tức trong khi các khoản tín dụng giảm. Có thể hữu ích khi sử dụng ký hiệu D. E. A. D. để ghi nhớ điều này: Các khoản nợ tăng Chi phí, Tài sản, và Cổ tức.

Thứ ba, ngược lại đúng đối với các khoản nợ, tài khoản doanh thu và vốn chủ sở hữu. Các khoản tín dụng tăng trong khi khoản nợ giảm. Sự ghi nhớ về mối quan hệ này là G. I. R. L. S.: Các tài khoản tăng lên là Thu nhập, Thu nhập, Thu nhập, Nợ phải trả, và Cổ phần của Cổ đông.

Bởi vì những điều này có tác động ngược lại đối với các tài khoản bổ sung, cuối cùng các khoản tín dụng và ghi nợ bằng nhau và chứng minh rằng các tài khoản được cân bằng.

Cũng cần nhớ rằng mọi giao dịch có thể được mô tả bằng cách sử dụng định dạng nợ / tín dụng và sách phải được giữ trong cân bằng để mọi khoản nợ được khớp với tín dụng tương ứng.

Một khoản nợ mà không có tín dụng tương ứng của nó được gọi là một khoản nợ lơ lửng. Điều này có thể xảy ra khi một mục nhập nợ được ghi ở bên tín dụng hoặc khi công ty mua lại nhưng giao dịch đó không được ghi lại. Tương tự như vậy, một thẻ tín dụng có thể được nhập vào sổ cái chung khi một khoản tiền gửi được thực hiện, nhưng nó cần một phiếu ghi nợ bù trừ, hoặc là cùng một lúc hoặc ngay sau đó, để cân bằng các cuốn sách.

Để bắt đầu, nhập tất cả các tài khoản nợ ở bên trái bảng cân đối kế toán và tất cả các tài khoản tín dụng ở bên phải. Bao gồm số dư cho mỗi. Xem xét tài khoản ghi nợ nào mà mỗi giao dịch ảnh hưởng đến và liệu nó có làm tăng hoặc giảm tài khoản đó hay không. Ví dụ, nó làm giảm lượng hàng tồn kho hay gia tăng tiền mặt? Cuối cùng, tính toán số dư cho mỗi tài khoản và cập nhật bảng cân đối kế toán.

Khi bạn hoàn tất, hãy kiểm tra xem khoản ghi có có ghi nợ bằng nhau để đảm bảo sách được cân bằng. Một cách khác để đảm bảo sách được cân bằng là tạo ra sự cân bằng trong thử nghiệm. Điều này có nghĩa là liệt kê tất cả các tài khoản trong sổ cái và số dư của mỗi khoản nợ và tín dụng. Khi số dư được tính cho cả số tiền ghi nợ và các khoản tín dụng, cả hai sẽ khớp. Nếu các con số không giống nhau, một cái gì đó đã bị bỏ qua hoặc tính toán sai và sách không cân bằng.

Phần mềm kế toán như QuickBooks, FreshBooks và Xero rất hữu ích cho việc cân bằng sổ sách, vì các chương trình này tự động đánh dấu bất kỳ khu vực nào mà thiếu tín dụng hoặc ghi nợ tương ứng.