Tin nhắn văn bản đã trở thành một cách rất phổ biến để giao tiếp. Theo Pew Research, người trung bình nhận được 41. 5 tin nhắn văn bản mỗi ngày so với chỉ 12 cú điện thoại. Những người trưởng thành trẻ tuổi hơn rất nhiều nhà văn nhắn tin, gửi trung bình 109,5 tin nhắn mỗi ngày, cho thấy hình thức truyền thông này sẽ chỉ lan rộng hơn.

Các cố vấn tài chính không thể bỏ qua tin nhắn văn bản như là một hình thức quan trọng của truyền thông với khách hàng, nhưng việc tuân thủ có thể gặp nhiều khó khăn hơn vì việc nhắn tin khó giám sát, theo dõi và lưu trữ. Cuối cùng, tin nhắn văn bản có thể được thực hiện thông qua SMS truyền thống hoặc thông qua các nền tảng điện thoại cụ thể như Apple (AAPL AAPLApple Inc174 68 + 1. 26% Được tạo bằng Highstock 4. 2. 6 ) iMessage và Google (GOOG GOOGAlphabet Inc1, 028. 39-0. 40% Được tạo bằng Highstock 4. 2. 6 ) Hangouts của Android. Các thư này cũng có thể được gửi qua các thiết bị khác nhau, chẳng hạn như từ máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn đến điện thoại di động.

Chúng ta hãy cùng xem cách luật đọc và kiểm tra một số bước mà cố vấn tài chính có thể thực hiện để đảm bảo rằng chúng tuân thủ. Quy trình 3110 của NASD và Đoạn 17 (a) của Đạo luật Giao dịch Chứng khoán năm 1934 yêu cầu các nhà môi giới và các nhà môi giới chứng khoán cố vấn tài chính để thiết lập và duy trì một hệ thống giám sát hoạt động của các công ty liên kết được thiết kế có trách nhiệm để đạt được sự tuân thủ với các luật chứng khoán hiện hành. Đặc biệt, Quy tắc 3110 quy định xem xét thư tín điện tử đến và đi và các thông tin liên lạc nội bộ liên quan đến hoạt động ngân hàng đầu tư hoặc kinh doanh chứng khoán của thành viên. Phần 17 (a) cho phép các đại lý môi giới giữ lại hồ sơ trong ít nhất ba năm, kể cả các thông tin ban đầu đã nhận được và bản sao của tất cả các thông tin liên lạc được gửi bởi các thành viên, môi giới hoặc người kinh doanh liên quan đến hoạt động kinh doanh của họ. Trong năm 2014, SEC cáo buộc một số công ty môi giới trực thuộc không lưu giữ và giám sát các tin nhắn văn bản được gửi hoặc nhận bởi những người có liên quan nhất định. Lỗi này xuất phát từ cấu hình bị lỗi của Máy chủ Doanh nghiệp BlackBerry và công ty đã phải trả tiền phạt 275.000 USD. Những vấn đề này có thể tránh được bằng cách có các hệ thống phù hợp để đảm bảo rằng các tin nhắn văn bản được lưu trữ an toàn để tham khảo trong tương lai. Cách dễ nhất để đảm bảo tuân thủ các luật này là lưu trữ thủ công tất cả các liên lạc điện tử bằng cách sử dụng sự chấp thuận của công ty thiết bị. Một số nhà sản xuất điện thoại thông minh như BlackBerry cung cấp giải pháp phần mềm doanh nghiệp để lưu trữ thông tin liên lạc.Vấn đề là các giải pháp này yêu cầu nhân viên sử dụng điện thoại thông minh của công ty để tiến hành công việc; nhiều công nhân thích sử dụng và sử dụng điện thoại cá nhân của họ.

Có một số lượng lớn các giải pháp công nghệ được thiết kế để làm cho việc tuân thủ di động trở nên dễ dàng hơn cho các doanh nghiệp. Bằng cách lưu trữ tin nhắn, cố vấn tài chính có thể đảm bảo rằng họ tuân thủ Quy tắc 3110 và chủ động đảm bảo rằng khám phá điện tử dễ dàng hơn trong trường hợp có vấn đề xảy ra. Nhiều giải pháp này cũng hỗ trợ các chính sách mang theo thiết bị của bạn (BYOD) và hoạt động trên nhiều nền tảng, bao gồm Apple, Google và Microsoft (MSFT

MSFTMicrosoft Corp84 30 + 0. 19%

Được tạo bằng Highstock 4. 2. 6

).

MobileGuard và MobileIron chỉ là hai trong số nhiều công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ tin nhắn SMS, ghi âm giọng nói và dịch vụ nhắn tin bảo mật được cung cấp dưới dạng dịch vụ đám mây hoặc tại chỗ. Mặc dù những giải pháp này có thể tốn kém và tốn thời gian để thực hiện, nhưng chúng ít hơn đáng kể so với tiền phạt phát sinh do sự không tuân thủ cũng như bất kỳ chi phí bổ sung nào liên quan đến việc khám phá trong một vụ kiện yêu cầu thông tin văn bản.

Dòng dưới cùng Tin nhắn văn bản như là một cách để giao tiếp giữa khách hàng và các chuyên gia tài chính đang ngày càng phổ biến, đặc biệt trong thế hệ trẻ, điều này làm cho việc tuân thủ thậm chí còn quan trọng hơn. Với nhiều quy định về chứng khoán yêu cầu xem xét và lưu trữ tin nhắn văn bản, cố vấn tài chính cần phải có các quy trình để đảm bảo rằng họ tuân thủ và thực hiện theo các thông lệ tốt nhất. Tin vui là có rất nhiều phần mềm ở ngoài đó có thể giúp làm cho quá trình dễ dàng hơn cho các công ty tư vấn tài chính. (Để đọc có liên quan, hãy xem: Kiểm toán của SEC: Các tư vấn tài chính nên tìm ra gì

)