Hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn là hai phương pháp kế toán tương phản mà các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi số lượng sản phẩm họ có sẵn.

Khoảng không quảng cáo định kỳ là gì?

Hệ thống tuần hoàn sử dụng phép đếm vật lý thỉnh thoảng để đo mức tồn kho và chi phí bán hàng (COGS). Mua hàng hóa được ghi lại trong tài khoản mua hàng. Tài khoản tồn kho và chi phí của tài khoản bán hàng được cập nhật vào cuối một khoảng thời gian xác định - có thể là một tháng một lần, mỗi quý một lần, hoặc mỗi năm một lần. Chi phí bán hàng là một số liệu kế toán quan trọng, khi trừ vào doanh thu, cho thấy tỷ suất lợi nhuận gộp của công ty.

Chi phí hàng bán theo hệ thống kiểm kê định kỳ được tính như sau:

Số dư đầu kỳ hàng tồn kho + Chi phí hàng tồn kho - Chi phí kết thúc hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán

Kể từ khi kinh doanh thường mang theo hàng ngàn sản phẩm, thực hiện đếm thể chất có thể khó khăn và mất thời gian. Hãy tưởng tượng sở hữu một cửa hàng cung cấp văn phòng và cố gắng đếm và ghi lại tất cả các cây bút bi trong kho. Bây giờ nhân lên cho một chuỗi cung ứng văn phòng. Vì những lý do này, nhiều công ty chỉ thực hiện một lần kiểm tra vật lý chỉ một lần một phần tư hoặc thậm chí mỗi năm một lần. Đối với các công ty thuộc hệ thống định kỳ, điều này có nghĩa là tài khoản hàng tồn kho và giá vốn hàng bán không phải là rất tươi hoặc chính xác.

AD:

Khoảng không quảng cáo vĩnh viễn là gì?

Ngược lại, hệ thống vĩnh viễn theo dõi số dư hàng tồn kho liên tục, với các cập nhật được thực hiện tự động bất cứ khi nào một sản phẩm được nhận hoặc bán. Việc mua và trả lại được ghi ngay lập tức trong tài khoản hàng tồn kho. Miễn là không có trộm cắp hoặc hư hỏng, số dư tài khoản tồn kho phải chính xác. Chi phí của tài khoản bán hàng cũng được cập nhật liên tục khi mỗi lần bán được thực hiện. Hệ thống khoảng không quảng cáo vĩnh viễn sử dụng công nghệ kỹ thuật số để theo dõi kho hàng trong thời gian thực bằng cách sử dụng các bản cập nhật được gửi bằng điện tử tới cơ sở dữ liệu trung tâm.

Ví dụ: tại cửa hàng tạp hóa sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, khi sản phẩm có mã vạch được quét và thanh toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật mức tồn kho trong cơ sở dữ liệu.

Hệ thống nào tốt hơn?

Các hệ thống kế toán kiểm kê định kỳ thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ do chi phí mua lại công nghệ và nhân viên để hỗ trợ hệ thống vĩnh viễn. Một doanh nghiệp như đại lý xe hơi hoặc phòng trưng bày nghệ thuật có thể phù hợp hơn với hệ thống định kỳ do khối lượng bán hàng thấp và tương đối dễ dàng theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công. Tuy nhiên, việc thiếu thông tin chính xác về chi phí hàng bán hoặc số dư hàng tồn kho trong những khoảng thời gian không có số lượng hàng tồn kho gần đây có thể cản trở các quyết định kinh doanh.

Các doanh nghiệp có doanh số bán hàng cao và nhiều cửa hàng bán lẻ (như cửa hàng tạp hóa hoặc hiệu thuốc) cần hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Khía cạnh công nghệ của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có nhiều ưu điểm như khả năng dễ dàng nhận diện lỗi liên quan đến hàng tồn kho. Hệ thống vĩnh viễn có thể hiển thị tất cả các giao dịch toàn diện ở cấp đơn vị cá nhân. Theo hệ thống vĩnh viễn, các nhà quản lý có thể đặt thời điểm mua hàng phù hợp với kiến ​​thức rõ ràng về số lượng hàng hoá đang có trong tay tại các địa điểm khác nhau. Việc theo dõi mức độ tồn kho chính xác hơn cũng cung cấp một cách tốt hơn để theo dõi các vấn đề như trộm cắp.

Dãi dưới cùng

Nhìn chung, hệ thống kiểm kê vĩnh cửu mang lại nhiều lợi ích cho hệ thống định kỳ và bây giờ được sử dụng bởi tất cả các nhà bán lẻ lớn. Tuy nhiên, một chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn phải tính đến lợi ích của việc cài đặt một hệ thống kiểm kê vĩnh viễn sẽ lớn hơn chi phí bổ sung.