Khi bạn thuê một nhân viên mới, bạn phải xác minh rằng người đó hợp pháp hợp pháp để làm việc tại Hoa Kỳ. Một khi bạn đã nhận được một lời mời làm việc (nhưng không phải trước đó), nhân viên mới phải chứng minh đủ điều kiện để làm việc tại U. S. bằng cách điền Mẫu I-9, Xác minh Điều kiện Đủ điều kiện Lao động. Là chủ nhân, bạn có trách nhiệm phải chứng kiến ​​mẫu đơn này từ Dịch vụ Nhập cư Quốc tịch Hoa Kỳ và được hoàn thành bởi nhân viên và bạn. Giữ lại mẫu đơn này với các hồ sơ lao động khác của bạn; không nộp nó với chính phủ.

->

(Để biết thêm về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi thuê, xem 8 điều Người sử dụng lao động không được phép hỏi bạn.)

Mẫu đơn là gì?

Mẫu I-9 được thiết kế để thu thập thông tin từ những nhân viên mới chứng minh được họ đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại U. Không một công nhân nào được miễn hoàn thành mẫu đơn. Nó có ba phần:

Phần I

Dành cho Người lao động, Thiết lập Bản sắc

Phần này của nhân viên điền đầy đủ. Nó bao gồm các thông tin như tên đầy đủ của nhân viên, địa chỉ, ngày sinh, số An Sinh Xã Hội (nếu có), địa chỉ e-mail, và số điện thoại (địa chỉ e-mail và số điện thoại là tùy chọn).

Phần này cũng được sử dụng để chứng thực - dưới hình phạt của tội khai man - rằng người đó hợp pháp hợp pháp để làm việc tại Hoa Kỳ vì họ là:

Một công dân

• Một người nước ngoài không cư trú tại Hoa Kỳ
• Một thường trú nhân hợp pháp
• Một người nước ngoài được phép làm việc tại Hoa Kỳ Nhân viên phải nhập ngày hết hạn cho ủy quyền này nếu áp dụng.
• Nhân viên là người nước ngoài và được phép làm việc phải nhập số đăng ký ngoại kiều ("số A" là số 7, 8 hoặc 9 chữ số duy nhất được giao cho người nước ngoài) hoặc Mẫu I-94 số lượng nhập học.

Nhân viên phải ký vào mẫu đơn và ghi ngày. Các tuyên bố sai có thể dẫn đến phạt tiền và / hoặc phạt tù.

Một số nhân viên có thể cần trợ giúp để hoàn thành phần của họ. Nếu người lao động là trẻ vị thành niên hoặc người tàn tật, hoặc cần dịch, người giúp đỡ trong việc hoàn thành mẫu đơn (người chuẩn bị và / hoặc phiên dịch) cũng phải nhập tên và địa chỉ của mình và sau đó ký vào mẫu đơn (cũng dưới hình phạt của khai man) .

Phần II

Đối với người sử dụng lao động, rà soát lại tài liệu của nhân viên

Phần này của chủ lao động hoàn thành. Nó mô tả các tài liệu mà chủ lao động đã xem xét để xác minh tình trạng hội đủ điều kiện làm việc. Người sử dụng lao động nên thực hiện hành động này trong vòng ba ngày kể từ ngày làm việc đầu tiên. Người sử dụng lao động có thể, nhưng không bắt buộc, sao chụp các tài liệu được trình bày.

Có ba danh mục các tài liệu có thể được sử dụng. Loại tài liệu được sử dụng cho phần II mà chủ lao động phải hoàn thành.

Danh sách A.

Các tài liệu trong danh sách này thiết lập cả bản sắc của nhân viên và ủy quyền việc làm. Một nhân viên chỉ cần trình bày một trong các hình thức sau đây để đáp ứng các yêu cầu tài liệu: U. Hộ chiếu của người nước ngoài có dán tem tạm trú I-551 (<

• Giấy phép làm việc có chứa ảnh (Mẫu I-766)
• Đối với người nước ngoài không di cư được phép làm việc: hộ chiếu nước ngoài và Mẫu I-94 (hoặc 94A) và xác nhận tình trạng di cư không của người nước ngoài nó chưa hết hạn
• Hộ chiếu từ Liên bang Micronesia, Cộng hoà Quần đảo Marshall
• Danh sách B.
• Các tài liệu trong danh sách này cho biết danh tính của nhân viên. Nếu nhân viên không có tài liệu từ Danh sách A, người đó phải xuất trình một tài liệu từ Danh mục B
• cộng

một văn bản từ Danh mục C (bên dưới). Bằng lái xe hoặc thẻ căn cước do một tiểu bang (miễn là có ID hình ảnh và thông tin cá nhân khác) ID của trường có hình Thẻ đăng ký của cử tri

• U. Thẻ quân sự S. hay bản phác thảo
• Thẻ căn cước quân đội
• U. Séc Coast Guard Merchant Marine card
• Tài liệu bộ tộc người Mỹ bản địa
• Bằng lái do cơ quan chính phủ Canada cấp
• Đối với trẻ vị thành niên (dưới 18 tuổi) không có khả năng sản xuất một trong các tài liệu trong Danh sách B, chấp nhận được để chứng minh nhân thân của nhân viên bao gồm hồ sơ trường học hoặc phiếu báo cáo; khách hàng, bác sĩ, hoặc hồ sơ bệnh viện; hoặc hồ sơ nhà trẻ hoặc hồ sơ trường mẫu giáo.
• Danh sách C.
• Tài liệu này thiết lập sự cho phép của nhân viên để làm việc tại Hoa Kỳ. Một lần nữa, nếu nhân viên không thể xuất trình một tài liệu từ Danh sách A, người đó phải xuất trình một từ danh sách B

và

một trong Danh sách C. Thẻ số trương mục An sinh Xã hội (trừ khi thẻ nói: không hợp lệ cho việc làm, hợp lệ chỉ làm việc với ủy quyền của INS, hoặc có giá trị chỉ làm việc với ủy quyền DHS) Chứng nhận sinh ở nước ngoài do Bộ Ngoại giao cấp (Mẫu FS-545) Chứng nhận báo cáo khai sinh do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ (Mẫu DS-1350)

• Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của giấy khai sinh do tiểu bang, hạt, cơ quan thành phố hoặc lãnh thổ của Hoa Kỳ cấp với một con dấu chính thức
• tài liệu bộ tộc người Mỹ
• U. Giấy chứng minh nhân dân (mẫu I-197)
• Thẻ căn cước để sử dụng công dân thường trú tại Hoa Kỳ (Mẫu I-179)
• Giấy ủy quyền việc làm do Bộ An ninh Nội địa cấp
• Như trong trường hợp của nhân viên, người sử dụng lao động phải chứng minh theo hình phạt khai man rằng họ đã xem xét các tài liệu cần thiết, tin rằng họ là chính hãng và tin tưởng tốt nhất của họ rằng nhân viên được phép làm việc tại Hoa Kỳ Ngoài việc ký kết phần chứng nhận, người sử dụng lao động phải ghi lại ngày làm việc đầu tiên của nhân viên cũng như thông tin về người sử dụng lao động khác (tên của doanh nghiệp, tên của người ký tên và địa chỉ của doanh nghiệp).
• Phần III
• Dành cho Người sử dụng lao động, khi Rehiring

Phần này chỉ được hoàn thành bởi chủ lao động, nhưng chỉ được sử dụng trong trường hợp xác minh lại khi thu hồi nhân viên. Nếu một nhân viên được làm lại trong vòng ba năm kể từ ngày ban đầu I-9, chủ nhân có thể lựa chọn để hoàn thành phần này hoặc một I-9 mới.

Nếu cần thiết để hoàn thành phần này, thì chủ lao động chỉ liệt kê tên của nhân viên (hoặc tên mới nếu nhân viên đó đã thay đổi tên) và ngày của rehire. Nếu giấy phép lao động trước đây đã hết hạn nhưng đã được gia hạn, hãy nhập thông tin về văn bản xác lập ủy quyền đó (tên tài liệu, số và ngày hết hạn cấp phép làm việc mới). Cũng như đối với các bộ phận khác, nhân viên phải ký tên dưới hình phạt khai man rằng họ cho rằng tài liệu được trình bày là có thật và người lao động được phép làm việc tại Hoa Kỳ.

Dòng dưới cùng

Nhà tuyển dụng phải giữ lại I-9 trong ba năm sau kể từ ngày thuê hoặc một năm sau ngày kết thúc việc làm. Đôi khi, chính phủ liên bang có thể xem hồ sơ việc làm của bạn. Nếu bạn không sản xuất I-9, bạn có thể bị phạt hình sự dân sự và / hoặc hình sự. Tìm thêm thông tin về I-9 từ "Sổ tay Hướng dẫn cho Người sử dụng lao động: Hướng dẫn để hoàn thành Mẫu I-9". Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào về I-9, bạn có thể tham khảo ý kiến ​​luật sư về luật lao động.

(Các chủ sở hữu doanh nghiệp cũng có thể quan tâm đến

Điền 1099 Mẫu

và

Điền Mẫu 4562, Từng Bước).