Các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng mẫu IRS W-9, Yêu cầu Số và Chứng nhận Số Người Đóng Thuế, để nhận thông tin từ các nhà cung cấp mà họ thuê làm nhà thầu độc lập (còn gọi là dịch vụ tự do). Khi một doanh nghiệp thanh toán một nhà thầu độc lập 600 đô la trở lên trong suốt một năm thuế, thì phải báo cáo các khoản thanh toán này cho IRS khi có thông tin được gọi là mẫu 1099-MISC. Các doanh nghiệp sử dụng tên, địa chỉ và số An Sinh Xã Hội hoặc mã số thuế từ mẫu W-9 để điền mẫu 1099-MISC.

Các doanh nghiệp thuê các nhà thầu độc lập không khấu trừ thuế thu nhập hoặc đóng thuế Medicare hoặc An Sinh Xã hội cho các nhà thầu độc lập, như họ làm cho nhân viên của họ; nhà thầu chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ này. Tuy nhiên, IRS vẫn muốn biết các nhà thầu này đang được thanh toán như thế nào để đảm bảo rằng các nhà thầu phải trả thuế họ nợ và sử dụng mẫu 1099-MISC để thu thập thông tin này. Các doanh nghiệp không gửi mẫu W-9 cho IRS.

Thông tin cần thiết

Mẫu W-9 yêu cầu tên của nhà thầu độc lập; tên doanh nghiệp (nếu khác); (hoặc số An sinh Xã hội đối với doanh nghiệp tư nhân duy nhất mà không sử dụng ID thuế riêng biệt) số lượng) Mẫu W-9 cũng yêu cầu người điền nó để xác nhận rằng họ được miễn trừ dự phòng Hầu hết người nộp thuế được miễn trừ, nhưng nếu không có thì công ty thuê nhà thầu độc lập sẽ phải khấu trừ thuế thu nhập từ khoản thanh toán của nhà thầu ở mức 28% và gửi cho IRS

Vì mẫu W-9 yêu cầu liệt kê ID thuế hoặc số An Sinh Xã Hội, cả người đó điền đầy đủ thông tin và công ty nhận mẫu đã điền xong phải bảo vệ mẫu cẩn thận để bảo vệ chống trộm danh tính.

Khi bạn không nên điền đơn W-9

Một nhà thầu độc lập nhận được W-9 bất ngờ nên ngần ngại trước khi điền thông tin và nghiên cứu xem người yêu cầu có hợp pháp hay không lý do để yêu cầu mẫu đơn này. Các tổ chức tài chính đôi khi sử dụng mẫu W-9 để yêu cầu thông tin từ khách hàng khi họ cần báo cáo lợi tức hoặc lãi. Nhưng hãy cẩn thận ở đây: Tổ chức tài chính có thể đã có số ID thuế của bạn từ khi bạn mở tài khoản.

Một tình huống khác mà bạn nên ngần ngại trước khi điền mẫu W-9 là nếu công ty yêu cầu bạn điền vào đó là chủ của bạn và bạn phải là nhân viên chứ không phải là nhà thầu độc lập. Sự khác biệt là đáng kể.

Nhân viên hoặc Nhà thầu độc lập?

Nếu bạn là nhân viên, hãng sở của bạn sẽ khấu trừ thuế thu nhập, khấu trừ và đóng thuế cho An Sinh Xã Hội và Medicare, và trả thuế thất nghiệp cho tiền lương của bạn.Nếu bạn là một nhà thầu độc lập, nó sẽ không. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về khoản đóng góp của Người sử dụng lao động trong các khoản thuế An Sinh Xã Hội và Medicare, và rằng bạn sẽ không đủ điều kiện để hưởng trợ cấp thất nghiệp nếu bạn bị sa thải.

Một nhà tuyển dụng vô đạo đức có thể cố gắng phân loại một nhân viên làm một nhà thầu độc lập để tiết kiệm tiền. Nếu bạn bị phân loại sai là một nhà thầu độc lập, "khoản tiết kiệm" của chủ lao động sẽ đi ra khỏi túi của bạn. Nếu bạn là nhân viên, bạn nên điền vào mẫu W-4, không phải mẫu W-9. (Xem Mục đích của mẫu IRS W-4 để biết thêm thông tin.)

Không phải lúc nào cũng rõ là công nhân là nhân viên hay nhà thầu độc lập, nhưng nói chung, kinh doanh có những gì người lao động làm và họ làm việc như thế nào, thì họ là nhân viên nhiều hơn. Nếu cảm giác Spidey của bạn bắt đầu ngứa khi ai đó thuê bạn gọi bạn là nhà thầu độc lập, đó là một dấu hiệu tốt bạn nên điều tra tình hình thêm. Bắt đầu với cuộc thảo luận của IRS về sự khác biệt giữa hai.

Dòng dưới cùng

Điều quan trọng là điền đúng W-9 - nhưng chỉ khi bạn chắc chắn đó là hình thức nộp đúng.

Để biết thêm thông tin về các mẫu thuế, hãy kiểm tra IRS Form W-2 được sử dụng để làm gì? và Sự khác biệt giữa Mẫu IRS 1040EZ và 1040A là gì?