Nhiều doanh nghiệp cung cấp một số hình thức kế hoạch hưu trí đủ điều kiện, và làm như vậy, họ thuộc các hướng dẫn quản trị của Đạo luật Bảo hiểm Lợi tức Hưu trí của Người lao động năm 1974 (ERISA). ERISA thiết lập các hướng dẫn và các tiêu chuẩn tối thiểu được thiết kế để bảo vệ nhân viên của các công ty khu vực tư nhân tham gia vào kế hoạch hưu trí và phúc lợi. Các doanh nghiệp điều hành một kế hoạch hưu bổng đủ điều kiện mà không tuân thủ đầy đủ với ERISA có thể phải chịu hình phạt tốn kém.

Nếu kế hoạch nghỉ hưu của nhân viên cung cấp thu nhập hưu trí trong tương lai hoặc cho phép nhân viên hoãn thu nhập để nghỉ hưu, thì đó là một kế hoạch của ERISA. Là một người sử dụng lao động cung cấp các khoản trợ cấp của chương trình ERISA, bạn cũng được ERISA xem là một người ủy thác có tên và chịu trách nhiệm quản lý các kế hoạch này và cũng như trách nhiệm pháp lý nếu kế hoạch của bạn không tuân thủ các hướng dẫn và tiêu chuẩn do ERISA thiết lập.

Tuân thủ theo ERISA

Đáp ứng các yêu cầu tuân thủ của ERISA không phải là quá gánh nặng. Mặc dù có rất nhiều yêu cầu, nhưng một quản trị viên của bên thứ ba (TPA) có thể gánh vác nhiều gánh nặng. Nhiều yêu cầu được định hướng theo lịch, đòi hỏi phải có mẫu đơn nộp đúng hạn chót. Những ngày hạn chót này tạo thành một danh sách kiểm tra có thể được quản lý bởi một cán bộ nhân viên nguồn nhân lực hoặc nhân viên nguồn nhân lực. Các yêu cầu khác phải được đáp ứng trên cơ sở đột xuất vì hoàn cảnh.

Danh sách Kiểm tra Lịch ERISA

Quản lý 401 (k) kế hoạch liên quan đến việc thực hiện một số nhiệm vụ tuân thủ ERISA theo lịch trình hàng năm. Đây là những nhiệm vụ phổ biến nhất nên là một phần của danh sách kiểm tra của hầu hết các công ty.

Quý I năm kế hoạch năm: Cung cấp báo cáo lợi ích quý IV để lên kế hoạch cho những người tham dự chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúc quý. Thực hiện các khoản đóng góp của người chủ lao động trong năm trước để khấu trừ thuế trong năm trước.

Quý 2: Cung cấp báo cáo phúc lợi quý đầu tiên để lên kế hoạch cho những người tham gia. Phân phối các khoản trì hoãn quá mức được thực hiện trong năm 2015 vượt quá giới hạn Mục 402 (g) của IRC. Đối với những người tham gia kế hoạch chuyển độ tuổi 70 ½ trong năm trước, phân phối các phân phối tối thiểu bắt buộc trong năm đầu tiên (RMDs).

Quý 3: Cung cấp báo cáo phúc lợi quý II. Tệp Mẫu 5500 cho năm trước hoặc tệp Mẫu 5558 để gia hạn thêm 2. 5 tháng. Nếu tài liệu kế hoạch đã được sửa đổi trong năm trước, hãy phân phát Bản mô tả sơ lược mới để lên kế hoạch cho những người tham gia. Phân phát Báo Cáo Thường Niên Tóm tắt cho năm trước để lên kế hoạch cho những người tham gia.

Quý IV: Cung cấp báo cáo phúc lợi quý thứ ba. Gửi thông báo áp dụng cho người tham gia, bao gồm cả các đợt hoặc thay đổi kế hoạch 401 (k) của cảng an toàn, Phương án Đầu tư Đạt tiêu chuẩn Đạt tiêu chuẩn (QDIA) hoặc tự động đăng ký.Đúng bất kỳ thử nghiệm ADP / ACP nào, và nộp 10% thuế tiêu thụ đặc biệt.

Các yêu cầu của ERISA đang được thực hiện

Một số yêu cầu của ERISA đang được thực hiện như là một phần của kế hoạch hành chính hoặc do các sự cố xảy ra.

Tuân thủ Kế hoạch Tài liệu: Đảm bảo việc quản lý kế hoạch liên tục tuân thủ các điều khoản của văn bản kế hoạch. IRS xem xét bất kỳ việc không tuân thủ nghiêm túc các điều khoản của một văn bản kế hoạch về một khiếm khuyết hoạt động, mà nếu không khắc phục sẽ dẫn đến việc bị truất quyền kế hoạch.

Tiết kiệm Thông tin về Người tham gia Hàng năm: Tất cả nhân viên đủ điều kiện hợp lệ, nhân viên chấm dứt và người thụ hưởng có số dư tài khoản phải được tiết lộ phí tham gia mỗi 12 tháng.

Thông báo Thay đổi Kế hoạch: Người tham gia phải được thông báo về bất kỳ thay đổi nào đối với kế hoạch từ 30 đến 90 ngày trước ngày có hiệu lực của thay đổi.

Cơ hội đăng ký: Tất cả nhân viên đã đáp ứng yêu cầu về độ tuổi và dịch vụ của chương trình phải có cơ hội ghi danh. Họ sẽ nhận được tất cả các mẫu đơn và hướng dẫn cùng với Bản Mô tả Tóm tắt Kế hoạch và bất kỳ thông báo người tham gia có thể áp dụng.

Tuân thủ khoản vay: Đảm bảo các khoản nợ chưa thanh toán đang được hoàn trả phù hợp với các điều khoản chính sách của kế hoạch và các khoản vay của người đi vay.

Tiền gửi kịp thời: Đảm bảo rằng việc trì hoãn và trả nợ của nhân viên được gửi đúng thời hạn, đồng thời là các khoản tiền thuế thu nhập.

Làm vệ sinh hàng quý: Lấy ra số dư tài khoản nhỏ cho nhân viên bị chấm dứt. Xử lý khoản nợ không thanh toán và sử dụng bất kỳ khoản tiền nào không được phân bổ.

Mặc dù hầu hết các yêu cầu này có thể được quản lý bởi một TPA, nhà tài trợ kế hoạch sử dụng lao động có nghĩa vụ ủy thác để đảm bảo chúng được đáp ứng và thực hiện đúng.