Có rất nhiều lý do để thiết lập một sổ tay nhân viên toàn diện. Trước tiên, có khía cạnh pháp lý, nơi nó cung cấp bảo vệ nhất định trong trường hợp có điều gì đó sai. Thứ hai, đó là một cách dễ dàng để đảm bảo sự tuân thủ các luật và quy định về lao động. Cuối cùng, nó giúp hướng các nhân viên hướng tới hành vi thích đáng và đưa ra một khung tham khảo khi bạn không có mặt.

1. Bảo vệ pháp luật

Có lẽ điều rõ ràng nhất là khía cạnh pháp lý, trong đó các hướng dẫn rõ ràng có thể giúp bảo vệ công ty của bạn chống lại vụ kiện tụng nếu một nhân viên phản đối các hướng dẫn. Bằng cách cung cấp một danh sách chi tiết những điều mà nhân viên không nên làm, rõ ràng tòa án rằng nhân viên đó không hành động thay mặt cho công ty của bạn khi anh ta đã vi phạm rõ ràng và gây thiệt hại cho khách hàng. Ngược lại, nếu các hướng dẫn là mơ hồ - hoặc tệ hơn, chỉ bằng lời nói - sẽ trở nên khó khăn hơn cho công ty của bạn để chứng minh sự vô tội của nó.

Nếu nhân viên gây tổn hại cho mình trong công việc, cũng không kém phần quan trọng để có thể chứng minh rằng đã có một quy trình an toàn, được nhân viên lựa chọn để bỏ qua.

Điều quan trọng là phải đánh vần cách ứng xử phù hợp giữa nhân viên với các điều kiện không chắc chắn, làm rõ công ty không dung thứ cho hành vi không thích hợp. Điều này có thể đặc biệt quan trọng trong trường hợp các vụ kiện quấy rối, khi nguyên đơn có thể kéo công ty của bạn vào tình trạng hỗn loạn bằng cách lập luận rằng bạn đã không làm đủ để làm nản lòng nó.

2. Tuân thủ luật lao động

Có những luật lao động liên bang và tiểu bang đòi hỏi một số thông tin nhất định phải được đưa ra bằng văn bản cho nhân viên của bạn. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến phạt tiền, hình phạt và các vụ kiện của nhân viên cảm thấy bị đối xử bất chính.

Sổ tay nhân viên nên luôn bao gồm các chính sách nghỉ phép của công ty bạn, chẳng hạn như phép nghỉ y tế gia đình. Tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn, có thể có luật liên bang và tiểu bang dành một số ngày nghỉ không lương cho một số bệnh nặng, chăm sóc một người trong gia đình bị bệnh hoặc khi sinh một đứa trẻ. Luaät lieân bang lieân tuïc tôùi 12 tuaàn trong moät thôøi gian 12 thaùng, nhöng luaät tieåu bang khaùc nhau.

Bồi thường công nhân là một sự bắt buộc khác trong cuốn cẩm nang. Mặc dù không có yêu cầu của liên bang bao gồm thông tin về người lao động trong một cuốn cẩm nang, nhiều bang yêu cầu người lao động phải cung cấp thông tin này bằng văn bản. Tương tự như vậy, cung cấp cho nhân viên thông tin viết về chính sách chống phân biệt đối xử của công ty bạn thường bắt buộc.

Cũng nên khôn ngoan để kiểm tra luật pháp địa phương và tiểu bang về những thông tin bạn cần cung cấp cho nhân viên của bạn bằng văn bản về quyền lợi, nghỉ phép quân sự, quyền của người lao động khuyết tật, các chính sách về nuôi con bằng sữa mẹ, ban giám khảo tiếp tục nghỉ việc.

3. Hành vi của nhân viên

Cẩm nang có thể hoạt động như một cách tích cực để chỉ đạo nhân viên của bạn hướng tới hành vi mong muốn. Bằng cách giải thích các giá trị cốt lõi và ưu tiên của công ty, nhân viên của bạn có một khuôn khổ để giải quyết các tình huống bất ngờ và khách hàng. Ngay cả trong một công ty nhỏ, có những lúc bạn không có mặt để thực hiện các quyết định tại chỗ.

Cẩm nang nhân viên cũng nên giúp nhân viên của bạn hiểu được cấu trúc của công ty, chẳng hạn như cách tính lương làm thêm giờ, thuế được giữ lại, lịch làm việc, quá trình đánh giá hiệu quả và hệ thống chia sẻ lợi nhuận hay chia sẻ lợi nhuận.

Trong thế giới ngày càng có dây, đây cũng là một cách khôn ngoan để đưa ra một phần về cách ứng xử kỹ thuật số. Điều này có thể bao gồm tất cả mọi thứ từ phong tục email và chữ ký thống nhất để bảo mật mật khẩu và chính sách của bạn về cách sử dụng phương tiện truyền thông bên ngoài như bộ nhớ với thiết bị của công ty. Đặc biệt cẩn thận nếu nhân viên của bạn có quyền truy cập vào bất kỳ loại dữ liệu khách hàng nào để ngăn chặn việc xử lý không đúng các thông tin cá nhân.

Bao gồm các vấn đề liên quan đến quan hệ truyền thông. Một nhân viên được trích dẫn trong tin tức thường được nhìn nhận là nói chuyện với công ty, đó là lý do tại sao sổ tay nhân viên nên cung cấp hướng dẫn rõ ràng trong trường hợp yêu cầu truyền thông.