Không nghi ngờ gì, bạn đã nghe cụm từ phổ biến, "Cuộc họp là nơi diễn ra phút và giờ làm việc. "Nhiều, nhiều giờ bị lãng phí bởi các cuộc họp. Trên thực tế, khi được yêu cầu nêu tên thợ làm móng thời gian lớn nhất tại nơi làm việc, 24% nhân viên khảo sát bằng Tiền lương. com báo cáo cuộc họp được liệt kê và các cuộc gọi hội nghị.

Công nhân không chỉ nghĩ rằng cuộc họp là một sự lãng phí thời gian. Rõ ràng, họ cũng nghĩ rằng các cuộc họp hút cuộc sống ra khỏi họ. Điều đó có vẻ quá kịch tính cho đến khi bạn xem xét kết quả của cuộc thăm dò Clarizen / Harris. Khi được hỏi họ muốn làm gì hơn là ngồi trong cuộc họp về tình trạng, gần một nửa (46%) trả lời rằng họ muốn làm một hoạt động khó chịu, chẳng hạn như:

- Đi đến DMV

• Ngồi và xem sơn khô
• Dành bốn giờ đi lại để làm việc
• Đi qua kênh rễ
• Lấy tóc cắt trong ống nghiệm
• Đóng gói và di chuyển đến Nam Cực
• Hơn nữa, 60% người được hỏi cho biết họ dành nhiều thời gian chuẩn bị cho cuộc họp hơn so với thời gian họ dành cho cuộc họp thực tế: họ dành trung bình 4,6 giờ mỗi tuần để chuẩn bị cho các cuộc họp về tình trạng, và họ chi tiêu 4. 5 giờ một tuần trong các cuộc họp về tình trạng.

Ngoài ra, 35% số người được hỏi cho rằng cuộc họp tình trạng lãng phí thời gian, và 60% đa nhiệm trong các cuộc họp.

Nhiều nhân viên đã cảm thấy rằng họ đang trở thành các nhân viên làm việc 24 giờ, và họ không thích ý tưởng lãng phí thời gian trong các cuộc họp vô nghĩa. Tuy nhiên, đôi khi các cuộc họp là cần thiết và khi chúng được thực hiện đúng cách, chúng có thể hiệu quả và dễ chấp nhận được - nếu không thú vị. Dưới đây là 10 cách bạn có thể tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn.

1. Chia rẽ thói quen

Chỉ vì bạn đã gặp nhau vào mỗi buổi chiều Thứ Năm, không có nghĩa là bạn cần phải tiếp tục theo con đường này. Một số thói quen cần phải bị phá vỡ, và một số chính sách của công ty cần phải được viết lại. Bạn nên gặp một lý do cụ thể, chứ không chỉ vì bạn đã quen với việc đó.

2. Cân nặng lựa chọn của bạn

Hãy xem xét các lựa chọn khác của bạn trước khi bạn lên lịch một cuộc họp. Thay vì các cuộc họp tình trạng hàng tuần, có lẽ bạn có thể gặp nhau hàng tuần. Báo cáo trạng thái chi tiết sẽ cung cấp cho bạn đủ thông tin để biết những gì đang xảy ra giữa các cuộc họp và bạn luôn có thể nhận điện thoại để gọi cho ai đó nếu bạn có câu hỏi. Ngoài ra, nếu bạn đang họp để chia sẻ thông tin, hãy nghĩ đến việc gửi thông tin đó qua email.

3. Chọn lọc

Không bao giờ mời người tham dự cuộc họp "chỉ trong trường hợp. "Nếu không có lý do rõ ràng để một số người tham dự buổi họp của bạn, đừng mời họ hoặc yêu cầu họ có mặt. Ví dụ: không ép buộc người công nghệ tham gia cuộc họp bán hàng của bạn chỉ trong trường hợp bạn gặp sự cố khi điều khiển con trỏ laser.

4. Chuẩn bị trước

Tạo một chương trình nghị sự sẽ buộc bạn phải nghĩ đến mục đích của cuộc họp và tạo một phác thảo liên tục.Đồng thời, hãy chắc chắn thu thập tất cả thông tin của bạn trước. Bạn không nên phải rời khỏi cuộc họp để lấy lại một vật phẩm bị quên lãng, vv Ngoài ra, hãy đặt phòng trước, xác nhận đặt phòng, và kiểm tra phòng để đảm bảo rằng tất cả các đạo cụ của bạn (bảng, phấn cho bảng đen, vv .) đang ở nơi được chỉ định.

5. Phổ biến thông tin

Nếu cuộc họp liên quan đến việc thảo luận về các tài liệu cụ thể, hãy gửi các tài liệu này trước để các đại biểu sẽ có nhiều thời gian trước cuộc họp để xem xét tài liệu và xây dựng ý tưởng. Yêu cầu mọi người đưa ra hai hoặc ba câu hỏi, nhận xét hoặc mối quan tâm tới cuộc họp là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo rằng những người tham dự cuộc họp đã dành thời gian để xem xét chủ đề đang thảo luận.

6. Bắt đầu và kết thúc vào thời gian

Tất cả những người tham dự đã ngừng các ngày làm việc bận rộn của họ để tham dự cuộc họp của bạn. Tôn trọng thời gian của họ đủ để bắt đầu cuộc họp vào đúng thời điểm. Người tham dự muộn có thể được tóm tắt khi cuộc họp kết thúc. Đồng thời, hãy để ý đến đồng hồ để bạn có thể kết thúc cuộc họp đúng giờ. Ngoài ra, không cảm thấy rằng bạn phải điền vào toàn bộ khe thời gian. Nếu bạn hoàn thành chương trình nghị sự sớm, thưởng cho những người tham dự bằng cách cho phép họ trở lại làm việc.

7. Hãy theo khóa học

Làm theo các chương trình nghị sự để giữ cuộc họp theo đúng tiến trình vì đây là chìa khóa để kết thúc đúng giờ. Không cho phép người tham dự giới thiệu các chủ đề không liên quan có khả năng làm trật tự cuộc họp. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng những người tham dự cũng tập trung tốt. Yêu cầu họ không sử dụng điện thoại, máy tính bảng và máy tính xách tay trong cuộc họp (cuộc họp không có thiết bị được gọi là buổi họp mặt không có ngực).

8. Kiểm soát ý kiến ​​

Nếu mục đích của cuộc họp là để giải quyết vấn đề hoặc đưa ra những ý tưởng mới, bạn sẽ cần lấy ý kiến ​​từ nhóm. Tuy nhiên, đừng để những người tham dự có tính cách mạnh mẽ chiếm ưu thế trong cuộc thảo luận. Đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội bình đẳng để đưa ra ý kiến ​​của mình. Ngoài ra, tránh lặp lại một số điểm hơn và hơn nữa. Viết các vấn đề hoặc quyết định lên bảng hoặc bảng lật giấy có thể tránh được những phản hồi lặp đi lặp lại.

9. Giới hạn PowerPoint

Bạn có thể sử dụng PowerPoint để trình bày một vài đồ thị, biểu đồ, hoặc các điểm đạn, nhưng không có cuộc họp dựa trên PowerPoint. Nói cách khác, không đổ tất cả các thông tin của bạn vào PowerPoint và sau đó dành toàn bộ cuộc họp đọc từng slide.

10. Hãy trung thực

Nếu một quyết định nhất định đã được thực hiện, đừng giả vờ rằng những người tham dự đã được kêu gọi cùng nhau đưa ra ý kiến ​​của họ hoặc quyết định một hành động. Không có gì làm cho nhân viên cảm thấy không sinh lợi nhiều hơn là sử dụng thời gian và nỗ lực khi đầu vào của họ không quan trọng.

Dòng dưới

Thỉnh thoảng, các cuộc họp rất thiết yếu, nhưng nhiều nhân viên xếp hạng họ trong số những nhiệm vụ tồi tệ nhất liên quan đến công việc. Bạn nên cố gắng làm cho cuộc họp của bạn tập trung, liên quan và hiệu quả hơn.