Lập kế hoạch Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP) tích hợp các hệ thống được sử dụng trên các phòng ban khác nhau của công ty, cho phép dễ dàng và thống nhất lưu lượng thông tin dưới các điều khiển được xác định, được trợ giúp bằng cách sử dụng các ứng dụng phần mềm và các phương pháp tốt nhất được xác định.
Bài viết này mô tả các công cụ được sử dụng trong ERP và các đặc tính của chúng cho các chức năng khác nhau mà chúng phục vụ. Để hiểu rõ hơn về các công cụ, chúng ta hãy bắt đầu với các yêu cầu chức năng.
Điều gì là cần thiết từ một hệ thống ERP?
Bất kỳ hệ thống ERP nào cũng cần phải đáp ứng các yêu cầu chức năng sau.
- Một cơ sở dữ liệu chung (hoặc nhiều cơ sở dữ liệu chia sẻ) có thể truy cập thông qua các ứng dụng khác nhau
- Nó phải là một hệ thống thống nhất, với các ứng dụng và giao diện dễ sử dụng, hoạt động liên tục trên nhiều phòng ban với truy cập được kiểm soát cần thiết
- > Tìm kiếm và báo cáo các tiện ích để tạo các báo cáo dựa trên các tham số khác nhau (như "tất cả các đơn đặt hàng chưa được gửi vào ngày hôm qua trong 'loại đồ chơi')
- Khả năng mở rộng, tùy chỉnh và tích hợp dễ dàng các module ad hoc, khi cần thiết
: Quản lý dữ liệu và quản lý thông tin với quy trình làm việc được thiết lập thông qua các phòng ban và chức năng khác nhau là xương sống của bất kỳ hệ thống ERP nào. Nhiều giải pháp và công cụ có sẵn để lưu trữ dữ liệu, bao gồm các cơ sở dữ liệu quan hệ từ các công ty như Oracle, Sybase, DB2 và các dịch vụ cung cấp miễn phí mã nguồn mở như Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby … Các công cụ quản lý thông tin khác có thể bao gồm Hệ thống Quản lý Nội dung (CMS) và các ứng dụng kho.
Tùy thuộc vào ngành và các chức năng cần thiết, cần lựa chọn một ngành thích hợp. Một nhà sản xuất có thể tìm thấy một cơ sở dữ liệu giao dịch như Oracle hay MySQL để có liên quan hơn khi dữ liệu dựa trên giao dịch chuyển qua các trạng thái khác nhau (từ sản xuất đến hàng tồn kho để nắm bắt lệnh bán để cung cấp tình trạng). Mặt khác, một công ty viết nội dung trực tuyến có thể tìm thấy một hệ thống lưu trữ CMS với sự kiểm soát phiên bản phù hợp hơn cho nhu cầu của họ. Cơ sở dữ liệu hoặc kho lưu trữ có thể là một tập trung duy nhất, hoặc nhiều với luồng dữ liệu tự động từ cơ sở dữ liệu này sang dữ liệu khác. Quy trình làm việc được xác định đảm bảo di chuyển dữ liệu liền mạch. Cơ sở dữ liệu có thể được lưu trữ cục bộ hoặc từ xa, hoặc thậm chí trong đám mây. Các ứng dụng và giao diện với sự cho phép kiểm soát thích hợp : Lưu trữ và quản lý dữ liệu đòi hỏi phải chỉ đọc hoặc chỉnh sửa truy cập để xử lý dữ liệu.Khi sản phẩm được sản xuất, chúng cần được đánh dấu là hàng tồn kho đã sẵn sàng. Ban quản lý kho sau đó cập nhật nó như sẵn sàng để bán. Sau khi mua, mặt hàng cần được cập nhật lên trạng thái đã bán và vân vân. Để thực hiện việc này, các ứng dụng và giao diện dễ sử dụng sẽ trở thành một bộ phận không tách rời của bất kỳ hệ thống ERP nào cũng được xác định điều khiển và cho phép. Đối với e. g. , khi một mặt hàng được đánh dấu là đã bán, chỉ các nhà khai thác khu vực hậu cần mới có thể cập nhật nó, trong khi đó các nhà sản xuất hoặc phòng kiểm kê nên có quyền truy cập chỉ xem.
Tương tự như vậy, đối với một công cụ viết nội dung ERP, một khi nhà văn gửi nội dung cho người biên tập để xem lại, chỉ có người biên tập mới có thể sửa đổi nó, để tránh xung đột về nội dung và trùng lặp.
Để cho phép kiểm soát, ứng dụng và giao diện dựa trên sự cho phép đó, bất kỳ giải pháp ERP nào có thể dựa trên trình duyệt, cài đặt dành cho máy tính để bàn hoặc ứng dụng máy tính bảng / di động. Một nhóm sản xuất ở vị trí cố định sẽ thích một giao diện dành cho máy tính để bàn, trong khi nhóm bán hàng liên tục di chuyển sẽ được hưởng lợi từ giao diện dựa trên trình duyệt hoặc ứng dụng trên điện thoại di động.Công cụ quản lý luồng công việc
: Hệ thống ERP cấu thành nhiều mô đun và kho dữ liệu, nơi cập nhật dữ liệu và hành động tuân theo trình tự được định nghĩa hợp lý dựa trên nhu cầu kinh doanh. Điều này cấu thành quy trình công việc. Luồng công việc có thể được coi là tâm kiểm soát các chức năng khác nhau của cơ thể (dòng máu, không khí, thực phẩm và các nguồn cung cấp khác, chuyển động bộ phận cơ thể, vv). Một luồng công việc được xác định rõ ràng với khả năng truy cập thích hợp ở các cấp khác nhau là phần cần thiết của bất kỳ giải pháp ERP nào. Công cụ báo cáo / Bảng điều khiển
:
Cấp quản lý, cấp bộ phận
Các công cụ thông dụng được thực hiện trong khuôn khổ ERP bao gồm Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, , cấp độ nhóm hoặc báo cáo cấp độ cá nhân là một yêu cầu quan trọng khác đối với một hệ thống ERP. Thông tin này thường có sẵn ở dạng bảng điều khiển (có chế độ xem dữ liệu theo thời gian thực - hiển thị thông tin như đơn đặt hàng đã nhận, chưa được giao, thanh toán không thành công trong tuần trước …) hoặc các báo cáo có thể tùy chỉnh được tạo ra trong từ điển- chỉnh sửa các ứng dụng như bảng tính.
Hầu hết các công cụ báo cáo và bảng điều khiển hoạt động theo thời gian thực (hoặc với thời gian trễ ít nhất). Giống như các ứng dụng được các phòng ban sử dụng để cập nhật dữ liệu, các công cụ báo cáo / bảng điều khiển này có sẵn dưới dạng cài đặt trên trình duyệt hoặc trên máy tính để bàn. Các tính năng này bao gồm tính năng báo cáo cuối cùng cung cấp gửi email các báo cáo với biểu đồ / đồ thị / bảng như các tệp đính kèm của Microsoft Excel hoặc Word.Công cụ truyền thông
:
Trong bất kỳ hệ thống nào hoạt động trên nhiều phòng ban, truyền thông là bắt buộc. Các hệ thống ERP tạo điều kiện thuận lợi cho việc này bằng cách cung cấp các công cụ cho việc tạo thư tự động, tin nhắn tức thời, trò chuyện hoặc các tính năng phát sóng chung ở mức cá nhân và nhóm. Nói một lần khi một đơn đặt hàng được đánh dấu là "Sẵn sàng để gửi", một bưu phẩm tự động nên được kích hoạt đến bộ phận hậu cần để bắt đầu quá trình gửi; Hoặc nếu nhà bếp của cửa hàng bánh pizza đã phát triển một vấn đề, một tin nhắn quảng cáo chung có thể được gửi đến tất cả các phòng ban khác để ngừng thực hiện các đơn hàng tiếp theo.
Các chức năng nhắn tin tức thời khác (như Lync, Chatter hoặc Yammer) được kết hợp để dễ dàng truyền thông. Ngoài các công cụ trên là một phần không thể tách rời của bất kỳ hệ thống ERP nào, có thêm các công cụ có thể được tích hợp trên cơ sở khi cần:
Công cụ phân tích
:
A rất nhiều công cụ phân tích có thể được tích hợp trong hệ thống ERP để nghiên cứu kinh doanh, phân tích tiên đoán, khai thác dữ liệu và phân tích liên quan. Các công cụ phân tích này được sử dụng để có được những hiểu biết có giá trị để tạo ra các quyết định kinh doanh chiến lược dựa trên dữ liệu sẵn có (như theo dõi hành vi của người tiêu dùng xung quanh việc mua sắm trong kỳ nghỉ, kết quả so sánh cho các sản phẩm trong kệ màu đỏ có doanh thu cao hơn các kệ màu xanh …) Các hệ thống ERP cũng có thể tích hợp các công cụ để phân bổ các nguồn lực qua các phòng ban và các nhiệm vụ (cho các ngành công nghiệp sử dụng nhiều lao động). Các công cụ này làm việc trên nguyên tắc đơn giản của thời gian xác định được thực hiện bởi một tác vụ / dự án dựa vào lịch trình sẵn có của nguồn lực. Khi hoàn thành nhiệm vụ, tài nguyên được tự động gán một công việc mới phù hợp với các kỹ năng của mình, hoặc được đưa vào một nhóm để phân công tiếp theo. Công cụ có chức năng can thiệp thủ công ở cấp độ giám sát trong trường hợp một nhiệm vụ bị trì hoãn. Các tính năng khác: : Các hệ thống ERP có thể tích hợp các mô-đun cho Quản lý Nhân sự, Quản lý Dự án, Thời gian Hệ thống Theo dõi, Quản lý Tài liệu, vv, theo nhu cầu kinh doanh. Có rất nhiều công cụ dành riêng cho từng ngành và loại chức năng, và các nhà cung cấp ERP cung cấp sự hỗ trợ của họ cho các khách hàng quan tâm khi lựa chọn phù hợp nhất. Internet luôn sẵn sàng để tự giúp đỡ để có được thông tin bắt buộc.
Dòng dưới cùng
:
ERP là một khuôn khổ phức tạp để thực hiện và thường cần một nhà cung cấp chuyên biệt để thực hiện. Hai tắc nghẽn lớn được xác định với việc triển khai ERP là chi phí cao và không tuân thủ thực tiễn tốt nhất. Mặc dù chi phí có thể được giảm nhẹ ở một mức độ nhất định bằng cách đánh giá cẩn thận các nhà cung cấp khác nhau và đánh giá các công cụ mã nguồn mở miễn phí, nhưng thách thức khác của thất bại do thiếu tuân thủ thực tiễn tốt nhất có thể được giảm nhẹ bằng cách đào tạo tập trung cho nhân viên. Đánh giá đúng ở giai đoạn ban đầu, hợp tác với các nhà cung cấp có chuyên môn phù hợp và rõ ràng về các yêu cầu ngay từ đầu sẽ giúp thực hiện thành công và hiệu quả các công cụ ERP.