Cho dù bạn là một đại diện đã đăng ký muốn trở thành một hiệu trưởng đã đăng ký, hoặc hiện đang hoạt động như một nhà tư bản đã đăng ký, điều quan trọng là giữ các yêu cầu về truyền thông của Cơ quan Quản lý Công nghiệp Tài chính (FINRA - trước đây là NASD) đi đầu trong tâm trí của bạn. Mặc dù không phải tất cả các thông tin liên lạc với công chúng phải được đệ trình với FINRA, chúng phải được lưu giữ theo các yêu cầu lưu trữ tài liệu của FINRA có trong Quy tắc 2211 của NASD - Tài liệu bán hàng và Thư từ của tổ chức.

Trong số các mục khác, Quy tắc 2211 được thiết lập để cung cấp một định nghĩa rõ ràng về yêu cầu lưu giữ hồ sơ cho văn học bán hàng của nhà đầu tư tổ chức. Việc bỏ qua quy tắc này có thể dẫn đến mất giấy phép của bạn. Đọc để đảm bảo rằng bạn và quy tắc này đang làm việc cùng nhau.

Ai là nhà đầu tư thể chế? Quy tắc 2211 định nghĩa một nhà đầu tư tổ chức như là:

• Thực thể được mô tả trong Quy tắc 3110 (c) (4) như ngân hàng, hiệp hội tiết kiệm và khoản vay, công ty bảo hiểm hoặc công ty đầu tư đăng ký; một cố vấn đầu tư đã đăng ký hoặc với Ủy ban Chứng khoán và Chứng khoán theo Mục 203 Đạo luật Tư vấn Đầu tư năm 1940 hoặc với ủy ban chứng khoán nhà nước (hoặc cơ quan hoặc cơ quan thực hiện các chức năng tương tự); hoặc bất kỳ chủ thể nào khác (cho dù là người tự nhiên, công ty, liên danh, tín thác, hay cách khác) với tổng tài sản ít nhất là 50 triệu đô la;
• Một thực thể chính phủ hoặc phân khu của nó;
• Kế hoạch phúc lợi của nhân viên đáp ứng các yêu cầu của Phần 403 (b) hoặc Mục 457 của Bộ luật Thu thuế nội bộ và có ít nhất 100 người tham gia, nhưng không bao gồm bất kỳ người tham gia nào của kế hoạch đó;
• Một kế hoạch đủ điều kiện, như được định nghĩa trong Mục 3 (a) (12) (C), là bất kỳ thực thể nào hoặc là chính là chủ thể tham gia chủ yếu, hoặc đề xuất tham gia chủ yếu vào hoạt động đầu tư, tái đầu tư kinh doanh chứng khoán; được tham gia hoặc đề nghị tham gia kinh doanh phát hành chứng chỉ tiền mặt của loại trả góp, hoặc đã tham gia vào hoạt động kinh doanh đó và có bất kỳ chứng chỉ nào chưa thanh toán; hoặc tham gia hoặc đề nghị tham gia vào hoạt động đầu tư, tái đầu tư, sở hữu, nắm giữ hoặc kinh doanh chứng khoán và sở hữu hoặc đề xuất mua chứng khoán đầu tư có giá trị vượt quá 40% giá trị tổng tài sản của người phát hành đó các khoản mục tiền mặt) trên cơ sở không hợp nhất; có ít nhất 100 người tham gia, nhưng không bao gồm bất kỳ người tham gia nào của kế hoạch đó;
• Thành viên FINRA hoặc người có liên quan đã đăng ký của thành viên đó; hoặc
• Một người chỉ hành động thay mặt cho bất kỳ nhà đầu tư tổ chức như vậy

Các điều kiện khác được bao phủ

Quy tắc 2211 cũng bao gồm các tình huống mà công ty thành viên chuẩn bị có thể không tuân thủ nếu có kiến ​​thức (hoặc có thể giả định hợp lý) rằng một mẩu văn bản bán hàng sẽ được hiển thị cho đối tượng phi thể chế.Điều này có thể xảy ra nếu một đại diện đã đăng ký thể hiện tài liệu về bán hàng của tổ chức với ban điều hành của công ty hoặc quản lý cấp cao. Trong những trường hợp này, người đại diện đã đăng ký có nhiệm vụ thảo luận các đối tượng dự định với những cá nhân chuẩn bị tài liệu bán hàng.
Nếu người đăng ký biết rằng văn học bán hàng sẽ rơi vào tay những người không phải là tổ chức, người đó có thể bao gồm các giải thích bổ sung, bao gồm bản dịch "legalese to plain English" để đảm bảo tính minh bạch giữa biển yêu cầu tiết lộ.

ĐÁNH GIÁ:

Phản hồi Đệm Đùng Phong bì

Sự chấp thuận và lưu trữ hồ sơ chính thức của Hiệu trưởng Quy tắc NASD 2211 cung cấp các hiệu trưởng đã đăng ký với một bộ tiêu chuẩn để đánh giá khách quan thông tin liên lạc. Một trong những phạm vi phổ biến nhất của sự không tuân thủ là thiếu tài liệu để chứng minh khiếu nại của bên thứ ba và bên thứ ba. Ví dụ, các nhà quản lý đầu tư thường đưa ra tuyên bố về thị trường hoặc một sản phẩm cụ thể. Những khiếu nại này chủ yếu lấy từ các nguồn định lượng (ví dụ: Morningstar, Ibbotson, v.v.) và có thể dễ dàng ghi lại.

Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý đầu tư cũng sử dụng các dữ liệu định lượng, có thể bao gồm các kết luận dựa trên kinh nghiệm về các sản phẩm và / hoặc thị trường cụ thể, có thể dẫn đến việc truyền thông chứa các tuyên bố không có căn cứ / không có lý do chính đáng trong mắt các nhà quản lý. Trong trường hợp nhà quản lý đầu tư đã đưa ra yêu cầu không có lý do chính đáng, chủ sở hữu đăng ký phải xác định xem liệu kinh nghiệm của người quản lý đầu tư có hợp lý không, với thị trường và sản phẩm cụ thể, cũng như công bố rõ ràng sự suy luận của người quản lý đầu tư như ý kiến ​​chuyên môn - không nhất thiết phải là tuyên bố của thực tế.

Rà soát lại tài liệu bán hàng thể chế

Quy tắc NASD 2211 cho biết hầu hết các tiêu chuẩn và hướng dẫn đòi hỏi một mức độ kiểm soát nội bộ đáng kể để đảm bảo tuân thủ. Nói chung, mỗi công ty thành viên phải thiết lập các thủ tục bằng văn bản về việc sử dụng dữ liệu độc quyền và bên thứ ba, bao gồm các giới hạn về phân phối cho các nhà đầu tư tổ chức nhất định. Các thủ tục phải bằng văn bản và được thông báo (ví dụ như đào tạo nội bộ) cho từng đại diện đã đăng ký. Ngoài ra, các công ty thành viên phải duy trì đủ tài liệu để chứng minh hiệu quả của kiểm soát nội bộ.

Tài liệu lưu trữ cho văn bản bán hàng thể chế Quy tắc NASD 2211 cũng quy định rằng các thành viên phải duy trì tất cả tài liệu bán hàng của tổ chức trong một tệp trong thời gian ba năm kể từ ngày sử dụng lần cuối. Hồ sơ phải bao gồm tên của người chuẩn bị từng hạng mục tài liệu bán hàng của tổ chức. Hồ sơ cũng phải chứa thông tin liên quan đến nguồn của bất kỳ bảng thống kê, biểu đồ, biểu đồ hoặc hình minh hoạ nào khác được sử dụng bởi thành viên trong việc liên lạc với công chúng.

Liệu FINRA có Mẫu Ghi chép? Không có mẫu lưu trữ mẫu FINRA tiêu chuẩn. Mỗi công ty thành viên phải tạo ra một hình thức tùy chỉnh cho phép các hiệu trưởng được đăng ký tài khoản cho mỗi yêu cầu xem xét cụ thể và lưu trữ hồ sơ bao gồm đối tượng dự định, ngày sử dụng, số lượng trong phân phối và làm thế nào / khi các ý kiến ​​pháp lý đã được kết hợp.Các mẫu đơn thường được sử dụng bởi các thành viên của phòng tiếp thị và truyền thông, nhưng chúng cũng được sử dụng bởi các nhà môi giới cá nhân và nhà dây.

XEM THÊM: Khởi đầu doanh nghiệp nhỏ: Ghi lại

Kiểm toán hợp pháp: Trình bày kiểm soát nội bộ của công ty bạn Mục đích chính của các mẫu lưu trữ hồ sơ là để giúp các cơ quan quản lý (FINRA, SEC, bảo hiểm nhà nước và thành phố hội đồng, vv) tạo điều kiện kiểm toán truyền thông hiệu quả với các công ty thành viên. Và bởi vì hầu hết các nhà đầu tư cá nhân bán sách được đệ trình với các cơ quan quản lý, hầu hết các cuộc kiểm toán sẽ thường được sử dụng để xem xét tài liệu về bán hàng của tổ chức - đặc biệt là thông tin liên lạc giữa các công ty quỹ lẫn nhau và đại diện đăng ký bán sản phẩm của họ.

Các nhà quản lý muốn xem các loại hình quảng cáo nào của các công ty quỹ lẫn nhau sẽ giới thiệu cho các nhà môi giới, đặc biệt là các liên lạc thúc đẩy tăng hoa hồng và tuyên bố phóng đại hoặc không có lý do chính đáng về các tính năng và lợi ích của sản phẩm; bao gồm các khuyến nghị về tính phù hợp và thực tiễn bán hàng. Họ cũng muốn xem các phương pháp phân tích và thu thập dữ liệu độc quyền để đảm bảo rằng tài liệu bán hàng là công bằng và cân bằng và không có hiệu suất sản phẩm "cherry-picking".
Duy trì bản ghi sạch với bộ điều tiết

Là một hiệu trưởng đã đăng ký, mục tiêu chính của bạn là duy trì một bản ghi không có điểm với các nhà quản lý. Bạn có thể duy trì một bản ghi sạch với FINRA bằng cách giữ một câu hỏi đi đầu trong tâm trí của bạn: "Bạn có sẵn sàng đứng trước bảng FINRA hoặc SEC và đặt giấy phép của bạn vào đường dây, nói rằng thông tin liên lạc bạn đã chấp nhận là xem xét và duy trì kỹ lưỡng? " Nếu bạn có nghi ngờ trong quá trình xem xét ban đầu, hoặc trong thời gian kiểm tra tại chỗ, làm cho nó một ưu tiên hàng đầu để giải quyết những nghi ngờ.

Dòng dưới cùng Các yêu cầu về lưu trữ hồ sơ và xem xét đòi hỏi phải có sự giám sát cao từ các hiệu trưởng đã đăng ký. Khi bạn trở nên có nhiều kinh nghiệm hơn, bạn sẽ khám phá cách tiếp cận "Zen-like" của riêng bạn để đối phó với áp lực thường xuyên từ nhân viên bán hàng tích cực - những người tự do phát triển truyền thông một mình, và mong đợi sự chấp thuận qua đêm bởi vì họ muốn trình bày truyền thông tới một tổ chức khách hàng vào buổi sáng. Đôi khi điều này có nghĩa là bạn sẽ phải quyết định đội bắn nào bạn muốn đối mặt - chủ nhân của bạn hoặc nhà quản lý.

Để biết thêm thông tin về chủ đề này, hãy xem thông báo của thành viên FINRA về "Tiết lộ các khoản phí và chi phí trong Tài liệu bán hàng của Quỹ Tương hỗ" (tháng 4 năm 2007) và "Phê duyệt Một Số Thành viên nhất định đến 25 hoặc hơn Khách hàng trong khoảng thời gian 30 ngày-tháng "(tháng 12 năm 2006).