a:

Đối với một doanh nghiệp nhỏ có ít giao dịch, một chủ doanh nghiệp hiểu biết có thể sử dụng Excel để thay thế cho phần mềm kế toán. Excel có tất cả các công cụ cần thiết để tạo và duy trì một sổ cái chung, nhưng sẽ đòi hỏi người sử dụng cẩn thận và sự hiểu biết vững chắc về kế toán cơ bản. Theo tạp chí Entrepreneur, nhờ vào chức năng đa dạng của Excel, nó là một trong những đối thủ cạnh tranh lớn nhất đối với nhiều ứng dụng phần mềm kinh doanh. Đối với các chủ doanh nghiệp không chắc họ sẽ đầu tư vào phần mềm kế toán, Excel có thể là nơi tốt để bắt đầu giữ sổ sách kế toán cho đến khi mua phần mềm kế toán.

AD:

Một thiết lập lưu giữ hồ sơ đơn giản nên bao gồm các cột cho ngày giao dịch, mô tả giao dịch và số tham chiếu, ví dụ như hóa đơn hoặc số kiểm tra. Các cột tiếp theo sẽ liệt kê từng tài khoản sẽ được sử dụng trong năm. Cẩn thận suy nghĩ nên đi vào việc lựa chọn các tài khoản, vì nó sẽ được khó khăn để trở lại và thay đổi sau này. Từ trái sang phải, các tài khoản đầu tiên được liệt kê phải là các tài khoản thu nhập, bắt đầu bằng doanh thu và kết thúc bằng chi phí. Tiếp theo sẽ là tài khoản tài sản, sau đó tài khoản nợ và cuối cùng là bất kỳ tài khoản vốn chủ sở hữu.

AD:

Sổ tay chung sử dụng sổ sách kế toán kép để theo dõi tất cả các giao dịch của công ty, và điều quan trọng là phải hiểu khái niệm này trước khi bắt đầu sử dụng Excel làm sổ cái chung.

Nếu đây là một công ty mới, giao dịch đầu tiên có thể sẽ là vốn cổ phần đầu tư vào công ty. Ví dụ, Jane quyết định mở cửa hàng máy. Cô đã tiết kiệm được 750 000 đô la để bắt đầu kinh doanh với, và mở một tài khoản kiểm tra kinh doanh với các quỹ.

Jane biết rằng giao dịch này sẽ làm tăng tài khoản tiền mặt của công ty, mục nhập ghi nợ, và sẽ được bù đắp bởi sự gia tăng trong tài khoản vốn chủ sở hữu, việc nhập tín dụng. Trong hệ thống Excel này, tất cả các mục ghi nợ phải được ghi lại như các giá trị dương, và tất cả các mục nhập tín dụng phải được ghi với các giá trị âm.

Jane sẽ nhập ngày giao dịch và mô tả như "Đầu tư vốn" vào dòng đầu tiên của bảng tính. Sau đó, cô sẽ đưa khoản tích cực $ 750,000 vào cột tài khoản "Tiền mặt" của bảng tính và một khoản chi tiêu tiêu cực 750.000 đô la vào cột tài khoản "Chủ sở hữu Vốn chủ sở hữu" của bảng tính. Là một kiểm tra, Jane nên sử dụng một Sum công thức để đảm bảo rằng tất cả các mục trên mỗi hàng tổng thành $ 0.

Jane sẽ tiếp tục nhập một dòng cho mỗi giao dịch. Nếu Jane mua thiết bị bằng tiền mặt của công ty, cô ấy sẽ nhập vào một giao dịch để hiển thị ghi nợ, hoặc tích cực, vào cột tài khoản "Thiết bị", và một khoản tín dụng, hoặc một khoản chi tiêu âm, vào cột tài khoản "Tiền mặt".Nếu cô bán dịch vụ gia công cho khách hàng, cô ấy sẽ ghi một khoản tín dụng vào tài khoản "Doanh thu" và một khoản nợ vào tài khoản vốn chủ sở hữu.

Tổng cộng cho mỗi cột tài khoản nên được tổng kết ở cuối bảng tính. Tổng của tất cả các tài khoản thu nhập có thể được cộng lại để tính toán thu nhập ròng hiện tại. Các cột khác có thể được tổng hợp nếu cần để tính, ví dụ, tổng tài sản, tổng nợ và tổng vốn cổ phần.