Một phần trong việc điều hành một doanh nghiệp nhỏ thành công là sử dụng có hiệu quả những hàng hoá quý giá nhất: thời gian. Trước khi quyết định điều hành một công ty, bạn nên được trang bị đầy đủ các kỹ năng quản lý thời gian tốt để quảng bá sự thành công và sức khỏe của một dự án mới. Có nhiều cách để tiếp cận vấn đề quandary về quản lý thời gian.

Phân tích Pareto

Phân tích Pareto đề cập đến cái thường được gọi là quy tắc 80/20. Ý tưởng đằng sau phân tích Pareto là 80% đầu ra thu được từ 20% đầu vào. Để giúp các nhà ra quyết định chính, phân tích Pareto thúc đẩy việc ưu tiên các hoạt động quan trọng hơn có ảnh hưởng đáng kể đến một dự án nhất định. Về mặt doanh thu, quy tắc 80/20 cho thấy một phần quan trọng trong lợi nhuận của công ty được điều khiển bởi một danh sách khách hàng ngắn; Tương tự, một phần đáng kể doanh thu chỉ có thể được tạo ra bởi một vài sản phẩm có sẵn của công ty.

Đây là một cái nhìn sâu sắc có giá trị để có thể xác định những quy trình nội bộ nào của công ty là hiệu quả nhất hoặc tạo ra giá trị. Phân tích Pareto khuyến khích bạn phải nhận thức được những quy trình có giá trị và dành ít thời gian hơn cho những thực tiễn ít có ý nghĩa hơn.

Phân tích Pareto nhắc nhở bạn tập trung vào các khía cạnh tạo doanh thu nhất của công ty. Quy tắc liên quan đến việc tối ưu hóa hiệu quả trong nỗ lực; về hiệu quả thời gian, hãy tìm hiểu cách phân biệt các nhiệm vụ tạo doanh thu từ các nhiệm vụ sản xuất phi thu nhập. Khi chọn giữa nhiều hoạt động có thể tạo ra doanh thu, hãy chọn những nhiệm vụ sẽ tạo ra doanh thu nhiều nhất trong một khoảng thời gian nhất định. Phân tích Pareto có ý nghĩa theo nghĩa đen trong cụm từ "thời gian là tiền".

Phương pháp ABC (ABC Method) Phương pháp ABC đưa các hoạt động vào ba loại quan trọng đơn giản. Các hoạt động A là những quy trình quan trọng nhất liên quan đến hoạt động kinh doanh. Các hoạt động B được phân loại là có tầm quan trọng trung bình, và các hoạt động C là ít quan trọng nhất để duy trì kinh doanh. Bạn có thể sử dụng phương pháp ABC kết hợp với phân tích Pareto để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc dành thêm thời gian cho các khía cạnh hiệu quả hơn hoặc tạo doanh thu của công ty.

Phương pháp ABC thường được sử dụng như là một phương tiện để theo dõi hàng tồn kho, với các mặt hàng mang nhãn A được đếm thường xuyên hơn các mặt hàng trong các loại B và C. Việc mất các mặt hàng thuộc nhóm A sẽ gây thiệt hại nhiều hơn cho doanh nghiệp so với việc mất các mặt hàng thuộc các loại B và C; nếu một vật phẩm có số lượng hàng tồn kho thấp, thì bạn cần phải đặt tầm quan trọng hơn vào việc nạp lại các mặt hàng chủ yếu này.

Sử dụng phân tích ABC với các hoạt động mà bạn cần phải hoàn thành định kỳ để duy trì hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như phân tích dữ liệu doanh thu, đánh giá nhân viên hiện tại hoặc đi đến các cuộc hội thảo qua mạng.Bạn biết rằng bạn nên hoàn thành một số hoạt động thường xuyên hơn những người khác.

Phương pháp Eisenhower

Phương pháp Eisenhower được đặt tên theo Chủ tịch Dwight Eisenhower có năng suất. Nó phân loại các hoạt động thành bốn nhóm. Bạn xem xét hai câu hỏi khi lựa chọn hành động tiếp theo: "nó là cấp bách?" và "Có quan trọng không?" Khoảng thời gian bạn dành cho mỗi hoạt động này ít nhất là nhiều nhất: không khẩn cấp và không quan trọng, khẩn cấp và không quan trọng, khẩn cấp và quan trọng, và không khẩn cấp và quan trọng.

Phương pháp này là một công cụ hữu ích bởi vì nó buộc bạn phải cân nhắc liệu một hoạt động nào đó, như lắng nghe một cách nghiêm túc cho một bản trình bày về sản phẩm, là điều cấp bách hay là quan trọng và không khuyến khích tham gia vào các nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp. Phương pháp Eisenhower cho phép bạn thoát khỏi suy nghĩ về các chức năng kinh doanh chính về doanh thu. Trong khi hầu hết thời gian sẽ được dành cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn sẽ làm những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng trước.

Các chủ doanh nghiệp có những ý kiến ​​khác nhau về những gì là khẩn cấp và điều gì không khẩn cấp. Đối với một số, làm dịu một khách hàng không hài lòng sẽ là ưu tiên hàng đầu đối với những người khác, tìm hiểu về một phương pháp tiếp thị mới mà các đối thủ cạnh tranh chưa thử nhưng sẽ là một công việc cấp bách. Đánh giá lại các ưu tiên và những gì được coi là khẩn cấp và quan trọng là một phần cần thiết của quản lý thời gian thành công.

Phương pháp POSEC

"POSEC" là viết tắt của "Ưu tiên, Tổ chức, Hợp lý, Tiết kiệm, Đóng góp". Hệ thống khuyến khích bạn đi qua các chuyển động của mỗi động từ để làm cho quản lý thời gian tốt hơn.

"Ưu tiên" dùng để chỉ các hoạt động đặt hàng phù hợp với mục tiêu của công ty "Tổ chức" là đồng bộ hoá các hoạt động này khi chúng liên quan đến nhau. "Tiết kiệm" đề cập đến việc thực hiện các kế hoạch tổ chức một cách có hiệu quả hơn về chi phí. "Đóng góp" đề cập đến việc tập trung vào những lợi ích lâu dài tiềm ẩn thu được từ việc thực hiện các thủ tục nhất định.

Lý thuyết Jar Pickle

Bình là thời gian của bạn. Nếu lọ đầu tiên được lấp đầy với những nhiệm vụ quan trọng, tốn nhiều thời gian, sau đó nó có thể được đổ đầy các viên sỏi nhỏ và sau đó cát để lấp đầy toàn bộ các vết nứt. Nếu lọ đầu tiên chứa đầy cát - những thói hư hỏng đó không có ý nghĩa quan trọng đối với lợi nhuận của công ty hoặc để bán sản phẩm và dịch vụ - sẽ không còn thời gian cho đá cuội hoặc đá quan trọng.

Lý thuyết về dưa chua cho thấy nhiệm vụ dễ dàng hơn là làm - hoặc bằng cách tương tự, đổ vào bình ngâm - ít tác động tích cực có thể có đối với sự phát triển và tương lai của công ty. Tương tự như vậy, các nhiệm vụ không đáng kể, hoặc các hạt cát, dễ dàng để đưa vào bình, và họ cũng có ít ảnh hưởng tổng thể về lợi nhuận của công ty.

Có thể có nhiều giá trị hơn để thực hiện các nhiệm vụ khó khăn và quan trọng nhất trước tiên; đây là những sự kiện lớn, những chiến thắng.Nếu không, nếu tất cả thời gian có sẵn sẽ bị lãng phí khi đặt hạt cát vào bình, sẽ không còn thời gian còn lại, hoặc không còn nhiều không gian trong bình. Nhiệm vụ nhỏ rất hấp dẫn; chúng dễ dàng, và khi được xếp vào danh sách, chúng dường như có ý nghĩa. Một đống cát so với đá cuội hoặc đá, tuy nhiên, có ít ý nghĩa. Hãy tự hào về những chiến thắng vừa và nhỏ, nhưng hãy phấn đấu hoàn thành các mục tiêu chính của mình.