Một cá nhân yêu cầu lái xe để làm việc được phép khấu trừ một mileage trên thuế lợi tức liên bang của mình khi đáp ứng các tiêu chí nhất định. Ngoài ra, cá nhân tận dụng cơ hội này phải ghi lại các chuyến du lịch và chuẩn bị sẵn sàng để trình bày bằng chứng hỗ trợ về cách tính khấu trừ. Nếu những nghĩa vụ này được đáp ứng, người đóng thuế hưởng lợi từ việc giảm thuế thu nhập.

1. Đủ điều kiện để khấu trừ Mileage

Trước khi ghi lại thông tin để tính khấu trừ vào một mileage, các tiêu chí nhất định phải được đáp ứng để mang lại lợi ích. Người nộp thuế có thể khấu trừ số tiền đi lại từ văn phòng đến nơi làm việc, từ văn phòng đến nơi làm việc thứ hai hoặc để lái xe đến các công việc liên quan đến kinh doanh. Thêm vào đó, người nộp thuế có thể bao gồm các chuyến đi làm cuộc họp với khách hàng, đi đến sân bay, thăm khách hàng để kinh doanh hoặc tìm kiếm một công việc mới trong cùng một ngành.

2. Xác định phương pháp tính

Người nộp thuế có thể lựa chọn giữa hai phương án để tính số tiền khấu trừ. Hai phương pháp khác nhau, như là một trong những không yêu cầu bảo trì một nhật ký mileage. Nếu một người nộp thuế lựa chọn mức khấu trừ theo tiêu chuẩn, thì cô ấy chỉ cần duy trì một nhật trình chạy đúng hạn. Nếu cô ấy chọn để trừ chi phí xe thực tế trong năm, cô ấy phải giữ lại tất cả các hóa đơn và tài liệu liên quan liên quan đến những chi phí cho chiếc xe.

3. Ghi lại đồng hồ đo lúc bắt đầu năm thuế

Sở Thuế Vụ (Internal Revenue Service - IRS) yêu cầu một người đóng thuế ghi lại số đo đường bộ của xe kinh doanh vào đầu năm thuế. Thông tin này được ghi lại trong Mẫu 2106. Nếu chiếc xe được mua trong năm và không phải là mới, người đóng thuế phải ghi lại số đo đường đo kể từ ngày đầu tiên nó được triển khai.

4. Duy trì Driving Log (Nếu cần thiết)

Nếu người nộp thuế lựa chọn khấu trừ số dặm chuẩn, cô phải giữ một bản ghi dặm lái xe. IRS yêu cầu phải duy trì thông tin cụ thể, hoặc cô ấy có thể bị truất quyền tham gia khấu trừ. Vào lúc bắt đầu của mỗi chuyến đi, người đóng thuế đánh dấu số đo đường xe và liệt kê mục đích, vị trí bắt đầu, kết thúc vị trí và ngày chuyến đi. Khi kết thúc chuyến đi, cô ghi nhận việc đọc đường đi cuối cùng và trừ con số này từ lúc bắt đầu đọc để tìm tổng số dặm cho chuyến đi. Nhật ký lái xe phải được duy trì kịp thời với các chi tiết cụ thể, vì ước tính và làm tròn là không được phép.

5. Duy trì Biên lai Biên lai (nếu cần)

Nếu người nộp thuế lựa chọn khấu trừ chi phí thực tế, thì không phải duy trì nhật ký. Thay vào đó, cô ấy phải giữ bản sao các biên nhận và tài liệu liên quan.Mỗi tài liệu phải bao gồm ngày tháng, số tiền của dịch vụ hoặc dịch vụ đã mua, và thông tin liên quan đến thực tế hàng hoá hoặc dịch vụ được cung cấp.

6. Kỷ lục về thời điểm cuối năm đóng thuế

Vào cuối năm thuế, người nộp thuế ghi lại số phút đọc cuối. Con số này được sử dụng kết hợp với việc đọc odometer vào đầu năm nay để tính toán tổng số dặm lái xe trong xe cho cả năm. Các thông tin, trong đó có bao nhiêu phần trăm dặm lái xe đã cho mục đích kinh doanh, được yêu cầu trên Form 2106.

7. Ghi Mileage Onto Tax Return

Vào lúc kết thúc năm tính thuế, người nộp thuế liệt kê tổng số tiền dặm lái xe trên Form 2106, Dòng 13. Con số này được tính bằng tỷ lệ số dặm chuẩn cho năm để xác định số tiền khấu trừ đôla . Ngoài ra, cô ấy có thể tổ chức thu các khoản chi phí thực tế thành các nhóm, bao gồm xăng, dầu, sửa chữa, bảo hiểm, cho thuê xe và khấu hao.

8. Giữ lại Tài liệu

Người đóng thuế phải giữ lại các tài liệu liên quan đến khoản khấu trừ một mileage ít nhất là ba năm. Nếu tài liệu hướng dẫn được yêu cầu từ IRS để chứng minh tính toán của khấu trừ phí, người nộp thuế nên giữ lại một bản sao hồ sơ trước khi phân phối thông tin cho cơ quan thuế. Để giảm thiểu nguy cơ mất thông tin, cô nên duy trì một bản ghi vật lý riêng cho mỗi năm thuế riêng biệt.