Nếu bạn làm nghề freelancer hoặc nhà thầu độc lập, hầu hết khách hàng của bạn cần yêu cầu bạn hoàn thành mẫu IRS W-9 và Yêu cầu Số và Số Nhận dạng Người đóng thuế. Biểu mẫu này giúp các doanh nghiệp nhận được thông tin chính từ các nhà cung cấp của họ để chuẩn bị trả lại thông tin cho IRS. Các doanh nghiệp phải khai thuế thông tin bằng cách sử dụng mẫu 1099-MISC bất cứ khi nào họ trả cho một nhà thầu tự do hoặc nhà thầu độc lập tổng cộng 600 đô la trở lên trong suốt năm (xem Mục đích của Mẫu 1099).

Khách hàng của bạn sẽ sử dụng thông tin trên W-9 của bạn để đặt tên, tên doanh nghiệp, địa chỉ và số nhận dạng của người đóng thuế (TIN) trên 1099-MISC mà họ gửi về bạn. Họ sẽ gửi một bản 1099-MISC cho IRS và một bản sao khác cho bạn vào cuối tháng 1, sau khi kết thúc năm thuế.

Các trường hợp khác mà bạn có thể được yêu cầu điền vào một W-9 bao gồm:

Một số giao dịch bất động sản nhất định

• Trả lãi thế chấp
• Thu hồi hoặc hủy bỏ tài sản bảo đảm
• Huỷ bỏ nợ > Đóng góp vào một thỏa thuận hưu trí cá nhân (IRA)
• Để biết thêm thông tin về cách sử dụng của nó - và khi bạn cần phải hỏi phải ký vào một - đọc Mục đích của Mẫu W-9.

Hướng dẫn từng bước

Mẫu W-9 là một trong những mẫu đơn IRS dễ dàng nhất để hoàn thành, nhưng nếu các biểu mẫu thuế làm bạn lo lắng, đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thích hợp để hoàn thành.

Bước 1:

Nhập tên của bạn như thể hiện trên tờ khai thuế của bạn. Dễ dàng, đúng không?

Bước 2:

Nhập tên doanh nghiệp của bạn hoặc tên của tổ chức "disregarded entity", nếu khác với bên trên. Ví dụ: bạn có thể là một doanh nghiệp độc quyền, nhưng vì các mục đích tiếp thị, bạn không sử dụng tên cá nhân làm tên doanh nghiệp; thay vào đó, bạn đang "kinh doanh như" một số tên khác. Bạn sẽ nhập tên ở đây. Đối với phần thực thể bị bỏ qua, nếu bạn không biết nó là gì, có lẽ bạn không phải là một. Loại phổ biến nhất của thực thể không được chấp nhận là một công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, và các công ty mẹ độc lập và các công ty S không bao giờ được phân loại là các đơn vị bị loại.

Bước 3: Bạn thuộc loại phân loại thuế liên bang nào: doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty C, công ty S, trust / estate, công ty trách nhiệm hữu hạn hay "khác"? Kiểm tra hộp thích hợp. Nếu bạn không chắc chắn, bạn có thể là một doanh nghiệp duy nhất, bởi vì bạn sẽ phải nộp nhiều giấy tờ để trở thành một trong những thực thể khác.

Bước 4: Miễn trừ. Rất có thể bạn sẽ để trống các ô này. Dưới đây là một số trường hợp ngoại lệ:

1. Những người được thanh toán không được khấu trừ dự phòng, chẳng hạn như các công ty (trong hầu hết các trường hợp), có thể cần phải nhập mã vào hộp "Mã miễn phí trả tiền". Hướng dẫn Mẫu W-9 liệt kê người được miễn trả và mã số của họ, và loại thanh toán nào mà các mã này nên được sử dụng.Các tập đoàn điền một W-9 để nhận được khoản thanh toán lãi hoặc cổ tức, chẳng hạn, sẽ nhập mã số "5. " 2. Những người thanh toán được miễn báo cáo theo Đạo luật Tuân thủ Pháp luật Tài khoản Nước ngoài (FATCA) có thể cần phải nhập mã vào hộp "Miễn Mã số Báo cáo FATCA". Không những hộp này sẽ áp dụng cho nhà thầu hoặc nhà tự do độc lập độc lập.

Bước 5:

Cung cấp địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện của bạn. Nếu địa chỉ nhà riêng của bạn khác với địa chỉ doanh nghiệp thì sao? Bạn nên cung cấp địa chỉ nào trên mẫu W-9? Sử dụng địa chỉ mà bạn sẽ sử dụng trên tờ khai thuế của bạn. Ví dụ: nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất thuê văn phòng, nhưng bạn nộp tờ khai thuế bằng địa chỉ nhà của mình, hãy nhập địa chỉ nhà của bạn vào mẫu W-9 để IRS sẽ không gặp sự cố khi kết hợp 1099 của bạn với mẫu 1040 của bạn .

Bước 6: Trong bước tùy chọn này, bạn có thể cung cấp tên và địa chỉ của người yêu cầu. Bạn có thể muốn điền vào ô này để lưu giữ hồ sơ về người mà bạn cung cấp số nhận dạng thuế của bạn.

Bước 7: IRS gọi phần này là Phần I, điều này buộc bạn phải tự hỏi những gì bạn vừa hoàn thành là gì. Tại đây, bạn phải cung cấp mã số thuế của doanh nghiệp, nếu bạn là doanh nghiệp tư nhân, hoặc số nhận dạng của chủ lao động (EIN) nếu bạn là một loại hình kinh doanh khác, sẽ phải là số An Sinh Xã Hội cá nhân của bạn (SSN). Bây giờ, một số sở hữu độc quyền cũng có EIN, nhưng IRS muốn chủ sở hữu duy nhất sử dụng SSN của họ trên mẫu W-9. Một lần nữa, làm như vậy sẽ làm cho nó dễ dàng hơn để phù hợp với bất kỳ 1099s bạn nhận được với khai thuế của bạn, mà bạn sẽ tập tin dưới SSN của bạn.

Nếu doanh nghiệp của bạn mới và không có EIN thì sao? Bạn vẫn có thể điền vào mẫu W-9. IRS nói bạn nên nộp đơn xin số của bạn và viết "đã nộp đơn xin" vào khoảng trống cho TIN. Bạn sẽ muốn nhận số này càng nhanh càng tốt, bởi vì cho đến khi bạn làm, bạn sẽ phải chịu khoản khấu trừ dự phòng. Để đăng ký trực tuyến EIN, hãy truy cập trang IRS tại đây. Xem hướng dẫn cho Bước 8, Phần II bên dưới để biết thêm về khoản khấu trừ dự phòng. Bước 8:

Trong Phần II, bạn phải thề rằng bạn không phải là kẻ nói dối nằm trước khi bạn có thể ký mẫu W-9. Cố ý nằm trên một mẫu thuế có thể có nghĩa là bạn sẽ phải trả tiền phạt hoặc đi tù; IRS không gây rối xung quanh. Trước khi ký mẫu W-9, dưới đây là những lời khai bạn phải xác nhận là đúng, dưới hình phạt khai man:

1. Số được hiển thị trong mẫu này là số nhận dạng người đóng thuế chính xác của tôi (hoặc tôi đang đợi một số để được cấp cho tôi). Nếu bạn đang nghĩ đến việc sử dụng số ID thuế "mượn," bị đánh cắp hoặc tạo thành, có thể bạn sẽ suy nghĩ hai lần trước khi nằm dưới lời tuyên thệ.

2. Tôi không bị khấu trừ dự phòng bởi vì: (a) Tôi không được khấu trừ dự phòng, hoặc (b) Tôi đã không được IRS thông báo rằng tôi phải chịu khoản khấu trừ dự phòng do kết quả của một sự thất bại báo cáo tất cả lãi suất hoặc cổ tức, hoặc (c) IRS đã thông báo cho tôi rằng tôi không còn phải chịu khoản khấu trừ dự phòng nữa.

Phần lớn người nộp thuế được miễn trừ dự phòng. Nếu bạn không có ý tưởng về IRS đang nói đến ở đây, có thể bạn sẽ được miễn. Nếu bạn không được miễn thuế, IRS sẽ thông báo cho bạn, và công ty bạn phải trả tiền bạn cần biết vì phải khấu trừ thuế thu nhập từ tiền lương của bạn với mức lãi suất cố định là 28% và gửi cho IRS. (Ngạc nhiên, bây giờ bạn đã biết một lý do chính đáng để không ăn cắp bản khai thuế của bạn: Bạn có thể phải nói với khách hàng tương lai về nó, và điều đó có thể làm cho công ty suy nghĩ hai lần về bạn.) Khoản (c) về cơ bản nói rằng nếu bạn một khi đã phải khấu trừ dự phòng nhưng không còn nữa, không ai cần biết. Về cơ bản nó giống như mục (a). Nhấp vào đây để đọc chi tiết từ IRS về khoản khấu trừ dự phòng.

3. Tôi là công dân Hoa Kỳ hoặc người U. khác.

Nếu bạn là người nước ngoài cư trú, bạn sẽ ở trong tình trạng rõ ràng. IRS cũng xem xét những điều dưới đây là "U. S. người ": một công ty hợp danh, công ty, công ty hoặc hiệp hội được thành lập hoặc tổ chức tại Hoa Kỳ hoặc theo luật của Hoa Kỳ; một bất động sản trong nước; và niềm tin trong nước. Nếu doanh nghiệp của bạn là đối tác có một đối tác nước ngoài, áp dụng các quy tắc đặc biệt; đọc về chúng trong hướng dẫn để tạo thành W-9. Nếu bạn không phải là công dân Hoa Kỳ, bạn có thể cần phải điền vào mẫu W-8 hoặc mẫu 8233.

4. Các (các) mã FATCA đã nhập vào mẫu đơn này (nếu có) chỉ ra rằng tôi được miễn báo cáo FATCA là chính xác.

Có thể bạn sẽ không phải lo lắng về vấn đề này, liên quan đến Đạo luật Tuân thủ Thuế Tài khoản Ngoại hối.

Một vài điều nữa Trước Khi Đăng Ký

Biểu mẫu này sẽ cho bạn bỏ qua mục 2 ở trên nếu bạn đã được IRS thông báo rằng bạn hiện đang bị khấu trừ dự phòng vì bạn không báo cáo tất cả các khoản lãi và cổ tức trên khai thuế của bạn.

Bạn có thể bỏ qua mục 2 nếu bạn đang điền vào một W-9 liên quan đến một giao dịch bất động sản. Khoản 2 không áp dụng trong trường hợp này, vì vậy không quan trọng nếu bạn phải chịu khoản khấu trừ dự phòng.

Bây giờ, nếu bạn đọc cẩn thận bản in trong các hướng dẫn của W-9, có vẻ như nó cho thấy hầu hết mọi người không phải ký vào mẫu đơn này. Nói chung, bạn chỉ được yêu cầu ký tên nếu IRS đã thông báo cho bạn biết rằng bạn đã cung cấp TIN sai. Tuy nhiên, những người đã yêu cầu bạn điền vào mẫu W-9 có thể sẽ coi nó là không đầy đủ hoặc không hợp lệ nếu bạn không ký nó, và may mắn cố gắng thuyết phục họ bằng cách khác.

Trả lại Biểu mẫu

Trả lại W-9 đã hoàn tất cho doanh nghiệp yêu cầu bạn điền vào. Lý tưởng nhất là bạn sẽ tự tay tận dụng nó để giới hạn mức độ phơi nhiễm đối với hành vi trộm danh tính, nhưng phương pháp này thường không thực tế. Thư được coi là tương đối an toàn. Nếu bạn phải gửi biểu mẫu qua email, bạn nên mã hóa cả tài liệu và email và kiểm tra ba lần rằng bạn có địa chỉ email chính xác của người nhận trước khi gửi tin nhắn.

Dòng dưới cùng

Cung cấp thông tin chính xác về W-9 của bạn sẽ giúp đảm bảo thanh toán bạn nhận được, hoặc các giao dịch khác yêu cầu mẫu này, được báo cáo chính xác cho IRS.Nếu bạn không chắc chắn về một số mặt hàng, chẳng hạn như phân loại đúng doanh nghiệp của bạn, hãy kiểm tra với kế toán viên hoặc cố vấn tài chính khác của bạn.